Archiwum dokumentów z dziennikiem zdarzeń
Archiwum jest użyteczne wtedy, gdy pozwala odnaleźć dokument i zrozumieć jego historię. Sam folder z plikami nie powie, kto zatwierdził umowę ani który plik był wersją ostateczną.
Co przechowuje archiwum
Każdy dokument w archiwum Autoryzuj ma trzy części. Pierwsza to plik: podpisana umowa albo oryginał faktury. Druga to dane: rodzaj dokumentu, kontrahent, wartość, opis, MPK. Trzecia to historia: wszystkie akceptacje, odrzucenia, komentarze, podpisy i pobrania z datą i godziną.
Dokumenty podpisane kwalifikowanie poza Autoryzuj też można wgrać do archiwum. Przechodzą wtedy akceptację wewnętrzną i są przechowywane razem z resztą umów, z tą samą historią zdarzeń.
Dzięki temu archiwum odpowiada nie tylko na pytanie, gdzie jest dokument, ale też dlaczego ma taką treść i kto się na nią zgodził. Ta wiedza jest najcenniejsza wtedy, gdy osoby, które podejmowały decyzję, już w firmie nie pracują.
Skrót SHA-256 i integralność pliku
Skrót SHA-256 to ciąg znaków obliczany z zawartości pliku. Ten sam plik zawsze daje ten sam skrót, a zmiana jednego znaku w dokumencie daje zupełnie inny. Dzięki temu można wykazać, że plik w archiwum jest dokładnie tym, który został podpisany.
Skrót zapisujemy w chwili podpisu i przy każdej wersji dokumentu wysłanej do akceptacji. Jest widoczny w potwierdzeniu podpisu i w dzienniku zdarzeń. Każdy może samodzielnie obliczyć skrót pobranego pliku i porównać go z zapisanym.
Do obliczenia skrótu wystarczy narzędzie dostępne w każdym systemie operacyjnym. Nie trzeba ufać nam na słowo: porównanie skrótu pobranego pliku z zapisanym w dzienniku pokazuje, czy dokument jest nienaruszony.
Dziennik zdarzeń
Dziennik zapisuje każdą czynność związaną z dokumentem. Nie da się w nim edytować wpisów, można tylko dodawać nowe. To podstawa zaufania do historii dokumentu przy audycie, kontroli albo sporze.
Wpisy w dzienniku mają czas z serwera, a nie z urządzenia użytkownika, więc nie da się ich przesunąć zmianą zegara w komputerze.
- Wgranie dokumentu i każdej nowej wersji
- Wysłanie do akceptacji i do podpisu
- Otwarcie dokumentu przez odbiorcę
- Wysłanie i wpisanie kodu z e-maila
- Akceptacja, odrzucenie i komentarz
- Złożenie podpisu
- Pobranie i eksport
Wyszukiwanie i eksport
Archiwum przeszukasz po nazwie dokumentu, kontrahenta albo numerze faktury, a listę zawęzisz według statusu. Dzięki temu w kilka sekund znajdziesz na przykład umowę z dostawcą sprzed roku albo fakturę, o którą pyta księgowość.
Dane dokumentów eksportujesz do pliku CSV, a każdy dokument pobierzesz razem z jego dziennikiem. W planie Grupa dochodzi API. Eksport jest dostępny przez cały okres subskrypcji, także po jej anulowaniu, do końca opłaconego okresu.
Każdy dokument w archiwum ma unikalny identyfikator, który pojawia się w potwierdzeniu podpisu. Gdy kontrahent przysyła pytanie z tym identyfikatorem, odnalezienie umowy zajmuje chwilę.
Przechowywanie dokumentów a obowiązki firmy
Archiwum Autoryzuj ułatwia pracę z dokumentami, ale nie zwalnia firmy z ustawowych obowiązków przechowywania. Okresy przechowywania faktur i dokumentacji księgowej wynikają z przepisów podatkowych i o rachunkowości, a za ich dotrzymanie odpowiada firma.
Dlatego zalecamy regularny eksport dokumentów i przechowywanie kopii zgodnie z polityką firmy. Jeśli planujesz zakończenie subskrypcji, wykonaj eksport przed końcem opłaconego okresu.
Eksport warto wykonywać co najmniej raz na kwartał i przechowywać go w miejscu wskazanym w polityce bezpieczeństwa firmy. Dzięki temu firma ma kopię niezależną od jakiegokolwiek dostawcy.
Archiwum przy audycie i kontroli
Audytor albo kontroler zwykle prosi o kilka konkretnych dokumentów i pyta, kto je zatwierdził. W archiwum znajdziesz każdy z nich w kilka sekund i pobierzesz razem z dziennikiem, w którym widać nazwiska, daty i komentarze. Nie trzeba szukać maili ani pytać pracowników, którzy mogą już nie pracować w firmie.
Przy umowach z podpisem elektronicznym dziennik pokazuje też, kiedy kontrahent otworzył dokument i na jaki adres wysłano kod. Skrót SHA-256 pozwala wykazać, że przedstawiony plik jest tym samym, który został podpisany.
Przy fakturach kosztowych archiwum łączy oryginał, opis merytoryczny, MPK i akceptacje. To komplet, którego zwykle szuka się w kilku miejscach: w programie księgowym, w poczcie i w segregatorze.
Dostęp do archiwum możesz dać audytorowi na czas kontroli, nadając mu rolę z prawem podglądu. Po zakończeniu kontroli odbierasz dostęp, a dziennik zachowuje informację, jakie dokumenty audytor przeglądał.