Akceptacja dokumentów przed podpisem w firmie
Ścieżka akceptacji to zapisana kolejność osób, które muszą zatwierdzić dokument, zanim ktokolwiek go podpisze. Zastępuje wątki w poczcie i ustne zapewnienia, że ktoś już to sprawdził.
Z czego składa się ścieżka akceptacji
Ścieżka to lista kroków. Każdy krok ma przypisaną rolę albo konkretną osobę, a w planach Firma i Grupa także próg kwoty, powyżej którego się włącza. Dokument przechodzi przez kroki w ustalonej kolejności. Kolejna osoba dostaje powiadomienie dopiero wtedy, gdy poprzednia zatwierdzi dokument.
Rola jest lepsza niż nazwisko. Gdy prawnik idzie na urlop albo zmienia się dyrektor finansowy, wystarczy przypisać rolę innej osobie, a wszystkie ścieżki działają dalej bez przebudowy.
- Rola lub osoba w każdym kroku
- Stała kolejność kroków
- Próg kwoty dla kroku w planach Firma i Grupa
- Odrzucenie z komentarzem
- Podpis dopiero po ostatniej akceptacji
Jak ustawić progi kwot
Próg kwoty odpowiada na pytanie, od jakiej wartości dokument wymaga dodatkowej decyzji. Przykładowo umowa z dostawcą do 20 000 zł netto wymaga akceptacji kierownika działu i prawnika. Powyżej tej kwoty dochodzi dyrektor finansowy, a powyżej 100 000 zł netto członek zarządu.
Przy wgrywaniu dokumentu osoba wysyłająca podaje jego wartość. System sam dobiera kroki, które mają zastosowanie. Krok z progiem, którego dokument nie przekracza, jest pomijany i zapisany w dzienniku jako niewymagany.
Progi ustawiaj zgodnie z wewnętrznym regulaminem zatwierdzania albo uchwałą zarządu. Jeśli takiego dokumentu nie macie, ścieżki w Autoryzuj są dobrym momentem, żeby go spisać.
Co się dzieje przy odrzuceniu
Każda osoba w ścieżce może zatwierdzić dokument albo go odrzucić. Odrzucenie wymaga komentarza, który trafia do autora dokumentu. Autor poprawia plik i wysyła nową wersję, która przechodzi ścieżkę od początku.
Obie wersje zostają w historii. Dzięki skrótowi SHA-256 każdej z nich widać, która wersja była zatwierdzana przez kogo, i nie ma ryzyka, że do podpisu trafi plik inny niż ten zaakceptowany.
Autor widzi, w którym kroku i przez kogo dokument został odrzucony. Dzięki komentarzowi nie musi dopytywać, co trzeba zmienić, a poprawka trafia od razu do właściwych osób, bez ponownego tłumaczenia sprawy od początku.
Przykładowe ścieżki w firmie
Ścieżka dla umów sprzedaży może wyglądać tak: opiekun klienta, kierownik sprzedaży, prawnik, a powyżej progu dyrektor finansowy. Ścieżka dla umów z dostawcami: zamawiający, kierownik działu, zakupy, a powyżej progu zarząd. Ścieżka dla dokumentów kadrowych: kierownik, dział kadr, członek zarządu.
W planie Start masz jedną ścieżkę, która wystarcza małemu zespołowi z jednym rodzajem dokumentów. Plany Firma i Grupa nie mają limitu ścieżek, więc każdy rodzaj dokumentu może mieć własną.
Ścieżkę możesz zmienić w dowolnym momencie. Dokumenty, które już są w obiegu, kończą drogę według ścieżki obowiązującej w chwili ich wysłania, a nowe dokumenty korzystają z nowej wersji. Zmiana jest zapisana w dzienniku razem z osobą, która ją wprowadziła.
Dziennik decyzji jako dowód kontroli
Każda decyzja jest zapisana z nazwiskiem, datą, godziną i komentarzem. Przy audycie wewnętrznym, kontroli albo sporze z kontrahentem możesz pokazać, kto zatwierdził umowę i na jakim etapie. To także ochrona dla pracowników, którzy działali zgodnie z zasadami.
Dziennik jest częścią archiwum i można go pobrać razem z dokumentem.
Dziennik pomaga też w codziennej pracy. Gdy kontrahent pyta, kiedy dostanie umowę, wystarczy sprawdzić, w którym kroku dokument czeka, i odpowiedzieć konkretnie zamiast obiecywać, że ktoś się tym zajmie.
Jak zaprojektować pierwszą ścieżkę
Zacznij od spisania obecnej drogi dokumentu, nawet jeśli dziś odbywa się mailem. Kto przygotowuje umowę, kto ją czyta, kto ma ostatnie słowo, kto podpisuje. Zaznacz, które kroki są obowiązkowe z mocy regulaminu, a które wynikają z przyzwyczajenia albo ostrożności jednej osoby.
Ustaw ścieżkę z jak najmniejszą liczbą kroków, które realnie coś sprawdzają. Każdy dodatkowy krok wydłuża obieg o czas reakcji kolejnej osoby. Jeśli ktoś ma jedynie wiedzieć o dokumencie, a nie go zatwierdzać, nie umieszczaj go w ścieżce, tylko udostępnij mu podgląd w archiwum.
Po kilku tygodniach sprawdź w dzienniku, ile czasu dokumenty spędzają w każdym kroku. Krok, w którym dokumenty czekają najdłużej, to kandydat do zmiany osoby, dodania zastępcy albo progu kwoty, poniżej którego krok nie jest potrzebny.