Program do akceptacji umów przed podpisem w firmie
Autoryzuj kieruje każdą umowę przez ścieżkę akceptacji: prawnik, kierownik działu, dyrektor finansowy, zarząd. Podpis jest możliwy dopiero po zatwierdzeniu przez wszystkie wymagane osoby, a każda decyzja zostaje zapisana z datą i nazwiskiem.
Po co akceptacja umowy przed podpisem
W wielu firmach umowa krąży mailem między sprzedażą, prawnikiem i finansami, a o podpisie decyduje to, kto ostatni odpowiedział. Zdarza się, że zarząd podpisuje wersję, której prawnik nie widział, albo kontrahent dostaje plik sprzed ostatnich poprawek.
Program do akceptacji umów porządkuje ten etap. Jedna wersja dokumentu leży w jednym miejscu, osoby ze ścieżki zatwierdzają ją po kolei, a podpisujący dostaje dokument dopiero wtedy, gdy wszystkie wymagane zgody są zebrane.
- Jedna obowiązująca wersja umowy
- Kolejność akceptacji ustalona z góry
- Podpis dopiero po komplecie zgód
- Dziennik decyzji z datą i osobą
Jak wygląda ścieżka akceptacji umowy
Wgrywasz umowę i wybierasz ścieżkę, na przykład sprzedaż, zakupy albo najem. Pierwszy krok może należeć do prawnika, drugi do kierownika działu, trzeci do dyrektora finansowego. Przy wyższej wartości umowy dochodzi zarząd, bo ścieżka reaguje na kwotę.
Każda osoba widzi umowę we właściwej kolejności i może zatwierdzić ją albo odrzucić z komentarzem. Odrzucona umowa wraca do autora, który wgrywa poprawioną wersję, a historia poprzedniej zostaje w dzienniku. Po ostatniej akceptacji umowa przechodzi do podpisu.
Progi kwot i macierz uprawnień
W planach Firma i Grupa ścieżka może zależeć od wartości umowy. Umowy do ustalonej kwoty zatwierdza kierownik działu, powyżej dołącza dyrektor finansowy, a największe trafiają także do zarządu. Macierz uprawnień wskazuje, kto zatwierdza jakie kategorie umów.
Zmiana limitu po decyzji zarządu to kilka kliknięć, a nowa zasada obowiązuje od następnego dokumentu. Szersze omówienie znajdziesz na stronie o [macierzy uprawnień do zatwierdzania](/macierz-uprawnien).
- Ścieżka zależna od kwoty umowy
- Uprawnienia według kategorii dokumentu
- Historia zmian limitów
- Zastępstwo na czas urlopu
Podpis po akceptacji
Gdy ścieżka jest zamknięta, umowę podpisują wskazane osoby. Każdy podpisujący potwierdza się kodem wysyłanym na e-mail, a system zapisuje czas i dane zdarzenia. Kontrahent spoza firmy dostaje link do podpisu bez zakładania konta.
Podpisana umowa trafia do archiwum razem z dziennikiem akceptacji, więc w razie sporu albo audytu pokazujesz nie tylko podpis, ale też to, kto i kiedy zatwierdził treść. Opis dowodów i formy podpisu znajdziesz w tekście o [mocy prawnej podpisu elektronicznego w umowach](/blog/moc-prawna-podpisu-elektronicznego-umowy).
Dla kogo jest ten program
Najczęściej wybierają go firmy, w których umowy podpisuje kilka osób albo zarząd wieloosobowy: spółki handlowe, firmy usługowe z działem sprzedaży, agencje i grupy kapitałowe. Drugi typ to firmy, w których prawnik jest jeden i chce widzieć każdą umowę przed podpisem, a nie po fakcie.
Trzeci przypadek to dział sprzedaży, który traci tygodnie na obiegu umów z klientami. Gdy ścieżka jest ustalona, handlowiec wgrywa umowę i widzi, na którym kroku się zatrzymała i u kogo.
Ile kosztuje program do akceptacji umów
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje podpis oraz jedną ścieżkę akceptacji. Plan Firma za 449 zł netto miesięcznie, albo 224 zł netto przy rozliczeniu rocznym, dodaje progi kwot, macierz uprawnień i 20 użytkowników. Plan Grupa za 999 zł netto obsługuje kilka spółek.
Porównanie modeli opłat znajdziesz na stronie o [cenie podpisu elektronicznego](/podpis-elektroniczny-cena). Jeśli chcesz najpierw zobaczyć konfigurację, przeczytaj [jak ustawić akceptację umowy przed podpisem](/blog/jak-ustawic-akceptacje-umowy-przed-podpisem).
Pytania przed wdrożeniem
Czy prawnik musi mieć konto? Tak, ale wystarczy zaproszenie mailem, a zatwierdzanie nie wymaga szkolenia. Czy można pominąć akceptację w pilnej sprawie? Tylko osoba z odpowiednim uprawnieniem, a pominięcie zostaje zapisane w dzienniku.
Czy kontrahent musi zakładać konto? Nie, podpisuje z linku. Czy da się zacząć od jednego typu umów? Da się, wiele firm zaczyna od umów sprzedażowych i dokłada kolejne kategorie po kilku tygodniach.