Program do akceptacji faktur kosztowych w firmie
Autoryzuj pobiera faktury kosztowe z KSeF, kieruje je do właściwych osób według kwoty i działu, zbiera opis oraz MPK i przekazuje księgowości komplet zatwierdzonych dokumentów. Koniec z fakturami krążącymi w poczcie i przypomnieniami przed zamknięciem miesiąca.
Co robi program do akceptacji faktur kosztowych
Program do akceptacji faktur zastępuje przekazywanie plików mailem i arkusz, w którym ktoś ręcznie odhacza zatwierdzone dokumenty. Faktura pojawia się w jednym miejscu, trafia do osoby wskazanej w ścieżce, a każda decyzja zostaje zapisana z datą i nazwiskiem.
W Autoryzuj faktury kosztowe pobierasz z Krajowego Systemu e-Faktur tokenem firmy. Nie przepisujesz numerów i kwot, bo pola odczytujemy z dokumentu. Właściciel kosztu dostaje powiadomienie, uzupełnia opis merytoryczny i MPK, a następnie zatwierdza fakturę albo odrzuca ją z komentarzem.
- Pobieranie faktur z KSeF tokenem firmy
- Ścieżka akceptacji według działu, kategorii kosztu i kwoty
- Opis merytoryczny i MPK przy każdej fakturze
- Odrzucenie z komentarzem i powrót do właściciela kosztu
- Eksport zatwierdzonych faktur dla księgowości
Dla kogo jest ten program
Najwięcej zyskują firmy, w których koszty zamawia kilka osób, a zatwierdza je więcej niż jedna. Typowy przykład to spółka z kilkunastoma kierownikami działów, w której faktura za usługę marketingową musi zobaczyć kierownik, dyrektor finansowy, a przy wyższej kwocie także zarząd.
Drugi przypadek to dział finansów, który co miesiąc goni kierowników o opisy faktur. Gdy kolejka akceptacji jest widoczna, wiadomo od razu, u kogo leży dokument i jak długo. Trzeci to grupa spółek, w której każda ma własne zasady, ale zarząd chce widzieć całość w jednym panelu.
Jak wygląda akceptacja faktury krok po kroku
Faktura trafia do kolejki po pobraniu z KSeF. System przypisuje ją właścicielowi kosztu według ustalonych reguł, na przykład dostawcy albo działu. Właściciel sprawdza oryginał obok odczytanych pól, wpisuje opis, wybiera MPK i zatwierdza.
Jeśli kwota przekracza próg, faktura idzie do kolejnej osoby. Kierownik widzi wtedy tylko to, co do niego należy, a dyrektor finansowy dostaje fakturę z potwierdzeniem odbioru usługi. Po ostatniej akceptacji dokument ma status gotowy do eksportu i nie wróci do żadnej kolejki.
Dział finansów eksportuje zatwierdzone faktury w pliku CSV z opisem i MPK oraz w paczce z oryginałami. Faktura wyeksportowana raz nie trafia do kolejnego pliku, więc koszt nie zostanie zaksięgowany podwójnie.
Progi kwot i macierz uprawnień
W planach Firma i Grupa każdy krok ma próg kwoty, a macierz uprawnień określa, kto zatwierdza jakie kategorie kosztów. Kierownik marketingu może zatwierdzać koszty kampanii do ustalonej kwoty, a powyżej decyduje dyrektor lub zarząd. Zasady stosuje system, a nie pamięć osoby przekazującej fakturę.
Zmiana limitu po uchwale zarządu to kilka kliknięć w panelu, a nowa reguła działa od następnej faktury. Historia zmian zostaje zapisana, więc audytor widzi, jakie limity obowiązywały w danym miesiącu.
Czym różni się od dodatku do programu księgowego
Wiele programów księgowych ma prostą akceptację, ale zwykle ogranicza się ona do jednego zatwierdzającego i jednego statusu. Brakuje w nich progów kwot, kilku kroków w ustalonej kolejności i dziennika decyzji, który można pokazać audytorowi.
Autoryzuj nie zastępuje programu księgowego. Zajmuje się etapem przed księgowaniem: opisem, akceptacją i kompletem dokumentów. Z programu księgowego korzystasz dalej, a do niego trafia gotowy, zatwierdzony plik.
Ile kosztuje program do akceptacji faktur
Faktury z KSeF i macierz uprawnień wchodzą w skład planów Firma i Grupa. Plan Firma kosztuje 449 zł netto miesięcznie albo 224 zł netto przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 20 użytkowników oraz 500 dokumentów w okresie. Plan Grupa kosztuje 999 zł netto miesięcznie i obsługuje kilka spółek bez limitu użytkowników.
Plan Start za 199 zł netto miesięcznie obejmuje podpis i jedną ścieżkę akceptacji dokumentów, bez pobierania faktur z KSeF. Pełny opis modeli rozliczeń znajdziesz w tekście o [cenie podpisu elektronicznego i modelach opłat](/podpis-elektroniczny-cena).
Pytania, które padają przed wdrożeniem
Czy kierownicy muszą zakładać konta? Tak, ale to kilka minut. Zaproszenie przychodzi mailem, a osoby tylko zatwierdzające faktury nie wymagają szkolenia. Czy faktury z KSeF trzeba przepisywać? Nie, pobieramy je tokenem firmy i odczytujemy pola z dokumentu.
Czy dział finansów dostanie przypomnienia o zaległych akceptacjach? Dostaje listę faktur z statusem i osobą, u której czekają. Czy można zacząć od jednego działu? Można, wiele firm zaczyna od działu z największą liczbą faktur i dokłada kolejne po miesiącu.