Bezpieczeństwo dokumentów i podpisów w Autoryzuj
Umowy i faktury to dane, które firma musi chronić. Opisujemy, jak zabezpieczamy dokumenty, dostęp do nich i historię zdarzeń.
Szyfrowanie
Wszystkie połączenia z Autoryzuj są szyfrowane protokołem TLS, zarówno w panelu, jak i na stronach podpisu. Pliki dokumentów przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Token KSeF zapisujemy zaszyfrowany i nie wyświetlamy go ponownie po zapisaniu.
Do panelu logujesz się jednorazowym kodem wysłanym na adres e-mail konta, więc nie ma hasła, które mogłoby wyciec albo zostać odgadnięte. Sesja wygasa po okresie bezczynności.
Pliki dokumentów nie są dostępne pod publicznym adresem. Pobranie wymaga zalogowania albo ważnego linku przypisanego do konkretnego podpisującego, a każde pobranie trafia do dziennika zdarzeń.
Dostęp do danych w naszym zespole ma tylko wąska grupa osób, która potrzebuje go do utrzymania serwisu i obsługi zgłoszeń. Nie przeglądamy treści dokumentów klientów bez ich prośby.
Przechowywanie danych i kopie zapasowe
Dokumenty i dane przechowujemy na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Regularnie wykonujemy kopie zapasowe i przechowujemy je oddzielnie od danych, z których korzysta serwis.
Niezależnie od naszych kopii zalecamy regularny eksport dokumentów do własnego archiwum firmy. Eksport jest dostępny w każdym planie.
Dane każdej firmy są oddzielone logicznie od danych innych firm. Użytkownik jednego konta nie ma możliwości zobaczenia dokumentów z innego konta, nawet jeśli zna identyfikator dokumentu.
Role i uprawnienia
Każdy użytkownik widzi tylko dokumenty, w których bierze udział, oraz te, do których ma uprawnienie z racji roli. Administrator konta zarządza użytkownikami, rolami i ścieżkami. Odebranie dostępu działa od razu, a dokumenty i decyzje odchodzącego pracownika zostają w historii.
Zmiany ról i uprawnień zapisujemy w dzienniku, więc administrator może sprawdzić, kto i kiedy nadał komuś dostęp. To ułatwia okresowy przegląd uprawnień, który warto robić przynajmniej raz na kwartał.
W planach Firma i Grupa macierz uprawnień dodaje kolejną warstwę: nawet osoba, która widzi dokument, nie zatwierdzi go powyżej swojego limitu kwoty.
- Administrator zarządza kontem i użytkownikami
- Autor widzi własne dokumenty i ich status
- Akceptujący widzi dokumenty ze swoich kroków
- Dział finansów widzi faktury i eksport
- W planie Grupa uprawnienia osobno dla każdej spółki
Kod z e-maila dla podpisującego
Przed złożeniem podpisu podpisujący prosi o kod jednorazowy, który wysyłamy na jego adres e-mail. Kod jest ważny przez krótki czas i działa tylko raz. Wpisanie kodu potwierdza, że podpis składa osoba mająca dostęp do wskazanej skrzynki.
Link do dokumentu jest unikalny dla każdego podpisującego. Nie przekazuj go innym osobom, bo prowadzi do konkretnego dokumentu przypisanego do konkretnego adresu.
Liczba prób wpisania kodu jest ograniczona. Po kilku błędnych próbach kod przestaje działać i podpisujący musi poprosić o nowy, co utrudnia odgadnięcie kodu przez osobę postronną.
Adres e-mail podpisującego podaje osoba wysyłająca dokument. Dlatego warto sprawdzić go przed wysyłką, najlepiej porównując z adresem z umowy albo korespondencji z kontrahentem. Kod trafia tylko na ten adres i nie da się go przekierować.
Dziennik zdarzeń
Każda czynność na dokumencie trafia do dziennika: wgranie, wysłanie, otwarcie, akceptacja, odrzucenie, podpis, pobranie, eksport. Wpisów nie można edytować ani usuwać. Do dziennika trafiają też zmiany w ścieżkach i w macierzy uprawnień.
Dziennik razem ze skrótem SHA-256 pliku pozwala odtworzyć historię dokumentu i wykazać jego integralność. Szczegóły opisujemy na stronie o archiwum dokumentów.
Administrator może przeglądać dziennik każdego dokumentu w koncie. Dzięki temu w razie wątpliwości szybko ustali, kto otworzył dokument, kto go pobrał i kiedy.
Dziennik nie jest dodatkiem do raportów, tylko częścią każdego dokumentu. Pobierasz go razem z plikiem, a w razie sporu przedstawiasz jako jeden komplet z podpisanym dokumentem i jego skrótem.
Zgłaszanie problemów
Jeśli zauważysz coś, co wygląda na problem z bezpieczeństwem, napisz na adres [email protected]. Odpowiadamy na każde zgłoszenie i informujemy o sposobie rozwiązania.
Jeśli podejrzewasz, że ktoś niepowołany uzyskał dostęp do konta, administrator może od razu odebrać dostęp użytkownikowi i unieważnić token KSeF w samym KSeF. Następnie napisz do nas, a sprawdzimy dziennik zdarzeń razem z Tobą.