Jak działa podpis z akceptacją w Autoryzuj
Każdy dokument w Autoryzuj przechodzi tę samą drogę: wgranie, akceptacja, podpis albo eksport, archiwum. Poniżej opisujemy każdy krok i to, co dzieje się w tle.
Krok 1 wgraj dokument
Wgrywasz plik PDF i wybierasz rodzaj dokumentu, na przykład umowa z dostawcą. Podajesz wartość netto, jeśli ścieżka korzysta z progów kwot, oraz kontrahenta. System oblicza skrót SHA-256 pliku i zapisuje pierwsze zdarzenie w dzienniku.
Faktury kosztowe w planach Firma i Grupa nie wymagają wgrywania, jeśli przychodzą przez KSeF. Pobieramy je tokenem firmy i od razu umieszczamy na liście nowych dokumentów. Faktury w PDF wgrywasz ręcznie, a model AI odczytuje ich pola.
Jeśli dokument nie wymaga akceptacji, na przykład prosty protokół, możesz wysłać go od razu do podpisu. Ścieżka akceptacji jest potrzebna tam, gdzie treść albo kwota wymagają decyzji kogoś innego niż autor.
Krok 2 akceptacje w firmie
Dokument trafia do pierwszej osoby ze ścieżki akceptacji. Dostaje ona powiadomienie e-mail z linkiem, otwiera dokument, czyta go i zatwierdza albo odrzuca z komentarzem. Po zatwierdzeniu dokument przechodzi do kolejnej osoby.
Kroki z progami kwot włączają się tylko wtedy, gdy wartość dokumentu przekracza próg. Macierz uprawnień pilnuje, żeby ostateczna akceptacja pochodziła od osoby, której uprawnienie obejmuje tę kwotę.
Osoby akceptujące nie muszą logować się do panelu, żeby podjąć decyzję. Link w powiadomieniu prowadzi bezpośrednio do dokumentu, a pełny panel jest potrzebny tylko tym, którzy chcą przeglądać listę wszystkich spraw.
- Kolejność kroków ustalona w ścieżce
- Odrzucenie wraca do autora z komentarzem
- Każda decyzja zapisana w dzienniku
Krok 3 podpis elektroniczny
Po ostatniej akceptacji dokument otwiera się dla podpisujących. Każdy dostaje e-mail z linkiem, otwiera dokument w przeglądarce, prosi o kod jednorazowy, wpisuje go i składa podpis. Podpisujący spoza firmy nie potrzebują konta.
Gdy podpiszą wszyscy, system dołącza do dokumentu potwierdzenie z listą podpisujących, skrótem SHA-256 i datami. Wszyscy uczestnicy dostają podpisany plik.
Faktury kosztowe nie są podpisywane. Po akceptacji trafiają na listę gotowych do eksportu do księgowości.
Jeśli podpisujący nie zareaguje, osoba wysyłająca może wysłać przypomnienie. Podpisujący może też odmówić podpisu z komentarzem, a dokument wraca wtedy do autora razem z informacją, czego dotyczy zastrzeżenie.
Krok 4 archiwum i eksport
Podpisany dokument albo zatwierdzona faktura trafia do archiwum z pełnym dziennikiem zdarzeń. Możesz go wyszukać, pobrać razem z historią i wyeksportować.
Dział finansów eksportuje zatwierdzone faktury do pliku CSV z opisem i MPK. W planie Grupa dane można pobierać także przez API.
Archiwum jest dostępne dla osób z odpowiednią rolą. Każdy użytkownik widzi dokumenty, w których brał udział, a administrator i dział finansów mają wgląd we wszystkie.
Eksport możesz wykonać w dowolnym momencie, także przed anulowaniem subskrypcji. Plan działa do końca opłaconego okresu, więc masz czas, by zabrać wszystkie dokumenty i ich historię.
Pierwszy dzień z Autoryzuj
Po założeniu konta zapraszasz zespół, ustawiasz role i tworzysz pierwszą ścieżkę akceptacji. W planach Firma i Grupa wklejasz token KSeF i uzupełniasz macierz uprawnień. Całość zajmuje zwykle jedno popołudnie.
Zanim założysz konto, wypróbuj jednorazowe demo na stronie głównej. Pokazuje akceptację i podpis na przykładowym dokumencie.
Jeśli chcesz zacząć od jednego rodzaju dokumentów, plan Start wystarczy na pierwsze tygodnie. Gdy dodasz progi kwot, faktury z KSeF albo macierz uprawnień, przejdziesz na plan Firma bez utraty dokumentów i historii.
Co widzi każdy uczestnik
Autor dokumentu widzi listę swoich dokumentów z aktualnym statusem i może sprawdzić, u kogo dokument teraz czeka. Gdy ktoś odrzuci dokument, autor dostaje komentarz i może wgrać poprawioną wersję.
Osoba akceptująca dostaje powiadomienie i widzi dokument razem z decyzjami osób z wcześniejszych kroków. Nie musi pytać, czy ktoś już sprawdził warunki, bo widzi to w historii. Podpisujący widzi tylko dokument, który ma podpisać, i nie potrzebuje konta.
Administrator i dział finansów mają podgląd całości: wszystkie dokumenty, faktury, ścieżki i dziennik. Mogą eksportować dane i sprawdzać, gdzie dokumenty czekają najdłużej. W planie Grupa podgląd obejmuje wszystkie spółki w koncie, z podziałem na każdą z nich.
Każdy uczestnik dostaje powiadomienia tylko o sprawach, które go dotyczą. Dzięki temu skrzynka członka zarządu nie zapełnia się wiadomościami o dokumentach, których nie musi zatwierdzać.