Podpis elektroniczny dokumentów dla firm

Tak, w zakresie, w jakim prawo nie wymaga szczególnej formy. Większość umów między firmami można zawrzeć w dowolnej formie, także elektronicznej. Podpis składany w Autoryzuj jest podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, a każde złożenie podpisu potwierdzamy kodem wysłanym na adres e-mail podpisującego, skrótem SHA-256 dokumentu i wpisem w dzienniku zdarzeń. Te elementy służą jako dowód, kto, kiedy i jaki dokument podpisał.

Do formy dokumentowej, opisanej w art. 77 z indeksem 2 Kodeksu cywilnego, wystarczy złożenie oświadczenia w postaci dokumentu w sposób pozwalający ustalić osobę, która je składa. Podpis elektroniczny z potwierdzeniem przez kod z e-maila służy właśnie temu. Forma pisemna z art. 78 KC wymaga podpisu własnoręcznego, a art. 78 z indeksem 1 zrównuje z nią wyłącznie formę elektroniczną, czyli oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdy ustawa albo sama umowa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, na przykład przy umowie o zakazie konkurencji z pracownikiem, przeniesieniu autorskich praw majątkowych czy poręczeniu. Podpisu kwalifikowanego nie wystawiamy. Możesz jednak wgrać dokument już podpisany kwalifikowanie, przeprowadzić go przez ścieżkę akceptacji i zachować w archiwum razem z dziennikiem zdarzeń.

Ustalasz kolejność osób lub ról, które muszą zatwierdzić dokument, zanim trafi do podpisu. Kroki idą jeden po drugim w ustalonej kolejności. Dopiero po ostatniej akceptacji dokument otwiera się dla podpisujących, a każda decyzja trafia do dziennika z datą i godziną.

Próg sprawia, że krok akceptacji włącza się tylko powyżej ustalonej kwoty. Umowa na niewielką kwotę przechodzi przez kierownika działu, a powyżej progu dochodzi akceptacja dyrektora finansowego albo zarządu. Progi działają w planach Firma i Grupa.

Token dostępu generuje firma w Krajowym Systemie e-Faktur i wkleja go w ustawieniach konta. Z tokenem mamy wyłącznie uprawnienie do odczytu faktur, w których firma jest nabywcą. Nie wystawiamy faktur w imieniu firmy i nie wysyłamy niczego do KSeF. Token możesz w każdej chwili unieważnić w KSeF.

Fakturę w PDF albo skan wgrywasz do obiegu, a model AI odczytuje sprzedawcę, NIP, numer, daty i kwoty. Odczyt jest propozycją: osoba opisująca koszt sprawdza pola i poprawia je przed akceptacją. Liczba odczytów zależy od planu.

Zaakceptowane faktury eksportujesz do pliku CSV z polami, opisem merytorycznym i MPK, a oryginały zostają w archiwum przy każdej fakturze. W planie Grupa dochodzi API, przez które program księgowy pobiera dane sam. Eksport przekazuje dane, a księgowanie pozostaje po stronie księgowości.