Elektroniczny obieg faktur od KSeF do księgowości
Elektroniczny obieg faktur w firmie łączy dokument, jego opis i decyzje w jednej sprawie. Faktura nie krąży w kolejnych wiadomościach, tylko czeka na konkretną osobę w konkretnym kroku.
Skąd biorą się faktury w obiegu
W planach Firma i Grupa Autoryzuj pobiera faktury kosztowe z Krajowego Systemu e-Faktur. Token dostępu generuje firma w KSeF i wkleja go w ustawieniach konta. Z tokenem mamy wyłącznie odczyt faktur, w których firma występuje jako nabywca.
Faktury spoza KSeF, na przykład od zagranicznych dostawców, wgrywasz jako PDF albo skan. Model AI odczytuje z nich sprzedawcę, NIP, numer, daty i kwoty. Odczyt jest propozycją, którą osoba opisująca koszt sprawdza i poprawia.
Pobieranie z KSeF działa w tle, bez udziału pracowników. Nowe faktury pojawiają się na liście, a dział finansów nie musi codziennie logować się do KSeF ani przeszukiwać skrzynki biura w poszukiwaniu załączników od dostawców.
Etapy elektronicznego obiegu faktur
Każda faktura przechodzi te same etapy, a status na liście pokazuje, na którym jest w danej chwili.
Statusy są takie same dla faktur z KSeF i z PDF, więc lista pozostaje czytelna niezależnie od źródła dokumentu. Dział finansów widzi jednym spojrzeniem, ile faktur czeka na opis, ile na akceptację, a ile jest gotowych do eksportu.
- Wpływ z KSeF albo wgranie PDF
- Sprawdzenie pól i przypisanie właściciela kosztu
- Opis merytoryczny i MPK
- Akceptacja kierownika, a powyżej progu także dyrektora lub zarządu
- Eksport zatwierdzonych faktur do księgowości
- Archiwum z oryginałem i dziennikiem zdarzeń
Opis merytoryczny i MPK
Faktura opisuje transakcję z perspektywy sprzedawcy. Księgowość potrzebuje wiedzieć, czego koszt dotyczy w firmie, kto go zamówił i czy usługa została wykonana. Opis merytoryczny uzupełnia ten kontekst, a miejsce powstawania kosztów wskazuje dział lub projekt, który odpowiada za wydatek.
Opis uzupełnia osoba, która zna zakup, zwykle zamawiający albo kierownik działu. Listę MPK uzgodnij z księgowością przed startem, żeby uniknąć kilku nazw tego samego działu albo projektu.
Opis i MPK są widoczne dla każdej kolejnej osoby w ścieżce. Dyrektor finansowy zatwierdzający fakturę powyżej progu nie musi pytać kierownika, czego dotyczy koszt, bo informacja jest obok dokumentu.
Akceptacja zgodna z odpowiedzialnością
Ścieżka akceptacji faktur działa jak przy umowach. Kroki przypisujesz do ról, a progi kwot decydują, czy faktura wymaga dodatkowej decyzji. Macierz uprawnień określa, do jakiej kwoty dany kierownik może zatwierdzać koszty swojego działu.
Akceptacja oznacza zgodę na koszt, a nie polecenie przelewu. Płatność wykonuje dział finansów zgodnie z własnymi zasadami, ale ma pewność, że płaci za faktury, które ktoś odpowiedzialny zatwierdził.
Przy fakturach powyżej progu każda kolejna osoba widzi decyzje poprzedników. Dyrektor finansowy nie musi pytać, czy usługa została wykonana, bo potwierdził to już kierownik działu, a jego akceptacja jest zapisana w historii faktury.
Przekazanie do księgowości
Zatwierdzone faktury eksportujesz do pliku CSV z polami faktury, opisem i MPK, a oryginały pozostają w archiwum przy każdej fakturze. W planie Grupa dochodzi API, przez które program księgowy może pobierać dane bez ręcznego eksportu.
Księgowość dostaje komplet: fakturę, opis i informację, kto ją zatwierdził. Nie musi odtwarzać kontekstu zakupu z poczty pracowników ani przypominać kierownikom o brakujących opisach.
Eksport można wykonywać tak często, jak potrzebuje księgowość. Faktury już wyeksportowane są oznaczone, więc przy kolejnym eksporcie nie trafią do pliku drugi raz i nikt nie zaksięguje ich podwójnie.
Jak przygotować firmę do elektronicznego obiegu faktur
Zanim włączysz pobieranie z KSeF, ustal, kto w firmie odpowiada za jakie koszty. Najczęściej wystarczy lista kierowników działów i ich zastępców oraz progi, powyżej których potrzebna jest akceptacja dyrektora finansowego albo zarządu. Te informacje przeniesiesz do ścieżek i macierzy uprawnień.
Uzgodnij z księgowością listę MPK i to, czego oczekuje w opisie merytorycznym. Jedni księgowi potrzebują tylko celu wydatku i projektu, inni także numeru zamówienia albo umowy. Krótki wzór opisu przekazany kierownikom oszczędza wielu pytań przy zamknięciu miesiąca.
Na koniec wybierz dzień, od którego wszystkie faktury kosztowe przechodzą przez obieg. Faktury otrzymane wcześniej dokończ dotychczasową drogą, żeby nie mieszać dwóch sposobów pracy przy tym samym zamknięciu miesiąca.
Poinformuj też dostawców, że faktury ustrukturyzowane trafiają do firmy przez KSeF, a faktury spoza KSeF nadal można przesyłać na dotychczasowy adres. Zespół wgrywa je do tego samego obiegu.