Macierz uprawnień do zatwierdzania dokumentów
Macierz uprawnień to tabela, w której wierszach są osoby albo role, w kolumnach rodzaje dokumentów, a w komórkach kwoty, do których można zatwierdzać. Zastępuje regulamin, którego nikt nie pamięta.
Po co firmie macierz uprawnień
W każdej firmie istnieją zasady, kto może zgodzić się na wydatek albo podpisać umowę. Często są zapisane w uchwale zarządu albo regulaminie, ale w codziennej pracy decyduje to, kogo akurat udało się złapać. Kierownik zatwierdza zamówienie powyżej swojego limitu, bo nikt mu nie przypomniał, że limit istnieje.
Macierz uprawnień przenosi te zasady do systemu. Gdy dokument przekracza uprawnienia osoby w danym kroku, system kieruje go dalej, do kogoś, kto ma wyższe uprawnienie.
Macierz chroni także samych pracowników. Kierownik, który zatwierdza dokument w granicach swojego uprawnienia, ma pewność, że działa zgodnie z zasadami. Gdy dokument przekracza jego limit, nie musi decydować pod presją, bo system przekazuje sprawę dalej.
Jak zbudowana jest macierz
W wierszach macierzy umieszczasz role, na przykład kierownik działu, dyrektor finansowy, członek zarządu. W kolumnach rodzaje dokumentów: umowy sprzedaży, umowy z dostawcami, zamówienia, faktury kosztowe. W komórkach wpisujesz kwotę netto, do której dana rola może zatwierdzać dany rodzaj dokumentu.
Oprócz limitu kwoty w macierzy zaznaczasz, czy dana rola może zatwierdzać dokumenty, podpisywać je, czy jedno i drugie. Dzięki temu oddzielasz osoby, które akceptują treść, od tych, które są umocowane do składania podpisu w imieniu spółki.
- Kierownik działu: faktury kosztowe do 10 000 zł netto, zamówienia do 5 000 zł netto
- Dyrektor finansowy: faktury i zamówienia do 100 000 zł netto, umowy z dostawcami do 50 000 zł netto
- Członek zarządu: bez limitu kwoty dla wszystkich rodzajów dokumentów
Macierz a ścieżki akceptacji
Ścieżka mówi, w jakiej kolejności dokument przechodzi przez osoby. Macierz mówi, która z tych osób może podjąć wiążącą decyzję przy danej kwocie. Razem tworzą komplet: dokument przechodzi przez wszystkie kroki ścieżki, ale ostateczne zatwierdzenie może dać tylko osoba, której uprawnienie obejmuje jego wartość.
Jeśli w ścieżce nikt nie ma wystarczającego uprawnienia, dokument nie przejdzie dalej i system wskaże, czyja akceptacja jest potrzebna. To lepsze niż odkrycie po fakcie, że umowę zatwierdziła osoba bez umocowania.
W praktyce wiele firm ustawia jedną ścieżkę dla wszystkich umów z dostawcami, a różnice w kwotach obsługuje macierzą. Dzięki temu nie trzeba tworzyć osobnych ścieżek dla każdego przedziału wartości.
Zmiany w macierzy i historia
Macierz zmienia się razem z organizacją. Nowy dyrektor, nowy dział, zmiana limitów po uchwale zarządu. Każda zmiana w macierzy jest zapisywana w dzienniku z nazwiskiem osoby, która ją wprowadziła, i datą. Dokumenty zatwierdzone przed zmianą zachowują informację o uprawnieniach obowiązujących w chwili decyzji.
Przy audycie możesz pokazać nie tylko, kto zatwierdził dokument, ale też jakie miał wtedy uprawnienia.
Historia zmian pomaga też przy przeglądach wewnętrznych. Raz w roku można zestawić macierz z aktualną uchwałą zarządu i sprawdzić, czy limity w systemie odpowiadają limitom w dokumentach spółki.
Dostępność
Macierz uprawnień jest częścią planów Firma i Grupa. W planie Grupa każda spółka może mieć własną macierz, bo umocowania w spółkach z grupy zwykle się różnią.
Jeśli zaczynasz od planu Start, ścieżka akceptacji działa bez progów i macierzy. Przejście na plan Firma odblokowuje obie funkcje od razu po dopłacie różnicy.
Macierz działa tak samo dla umów i dla faktur kosztowych, więc dział finansów nie musi prowadzić dwóch osobnych zestawów zasad.
Jak przygotować macierz w firmie
Punktem wyjścia jest dokument, który już macie: uchwała zarządu o limitach, regulamin zakupów albo polityka podpisywania umów. Jeśli takiego dokumentu nie ma, zacznij od rozmowy z zarządem i dyrektorem finansowym o tym, do jakich kwot ufają poszczególnym kierownikom.
Wpisz limity w macierz w Autoryzuj i sprawdź je na kilku przykładowych dokumentach o różnych kwotach. Upewnij się, że dla każdej kwoty istnieje ktoś, kto może dokument zatwierdzić, i że najwyższe kwoty trafiają do zarządu.
Pamiętaj, że macierz w systemie to odzwierciedlenie zasad, a nie ich źródło. Przy każdej zmianie limitów w uchwale zaktualizuj macierz tego samego dnia, a dziennik zdarzeń zachowa informację, od kiedy obowiązują nowe wartości.