System obiegu dokumentów z akceptacją i podpisem
Elektroniczny obieg dokumentów ma sens, gdy kończy się decyzją: podpisem umowy albo zatwierdzeniem faktury. Autoryzuj prowadzi dokument od wgrania do archiwum w jednym miejscu.
Czego oczekiwać od systemu obiegu dokumentów
Dobry system do obiegu dokumentów odpowiada na trzy pytania w każdej chwili. Gdzie jest dokument, kto ma teraz coś z nim zrobić i co już się z nim wydarzyło. Jeśli odpowiedź wymaga przeszukania poczty albo telefonu do kolegi, obieg nie działa.
Drugie oczekiwanie to egzekwowanie zasad. System powinien sam kierować dokument do właściwych osób według rodzaju i kwoty, zamiast polegać na pamięci wysyłającego. Trzecie to trwały ślad: dokument i jego historia muszą dać się odnaleźć po latach.
Czwarte oczekiwanie to prostota dla osób, które z systemu korzystają rzadko. Członek zarządu zatwierdzający kilka dokumentów w tygodniu nie powinien uczyć się obsługi. Wystarczy mu link w wiadomości, podgląd dokumentu i dwa przyciski.
Elektroniczny obieg dokumentów w Autoryzuj
Obieg w Autoryzuj obejmuje dwa rodzaje spraw. Pierwsza to dokumenty do podpisu: umowy, aneksy, zamówienia, protokoły. Przechodzą ścieżkę akceptacji, a potem trafiają do podpisu elektronicznego. Druga to faktury kosztowe, w planach Firma i Grupa pobierane z KSeF albo wgrywane jako PDF. Przechodzą opis merytoryczny i akceptację, a potem eksport do księgowości.
- Ścieżki akceptacji z rolami i progami kwot
- Podpis elektroniczny z kodem z e-maila
- Faktury kosztowe z KSeF i odczyt pól z PDF
- Macierz uprawnień do zatwierdzania
- Archiwum ze skrótem SHA-256 i dziennikiem
- Eksport CSV do księgowości, w planie Grupa także API
Role w systemie do obiegu dokumentów
Administrator zarządza kontem, użytkownikami i ścieżkami. Autor wgrywa dokument i odpowiada za jego treść. Akceptujący zatwierdza albo odrzuca dokument w swoim kroku. Podpisujący składa podpis. Dział finansów eksportuje zatwierdzone faktury.
Jedna osoba może pełnić kilka ról. Ważne, żeby uprawnienia odpowiadały rzeczywistym obowiązkom i żeby zmieniały się razem z nimi. Gdy pracownik odchodzi, administrator odbiera mu dostęp, a dokumenty i decyzje zostają w historii.
W planie Grupa role ustawiasz osobno dla każdej spółki. Dyrektor finansowy grupy może zatwierdzać dokumenty we wszystkich spółkach, a kierownik oddziału tylko w swojej. Dzięki temu jeden system obsługuje całą grupę bez mieszania dokumentów między podmiotami.
Wdrożenie bez projektu informatycznego
Autoryzuj działa w przeglądarce. Nie trzeba instalować serwerów ani integrować go z innymi systemami, żeby zacząć. Zakładasz konto, zapraszasz zespół, ustawiasz pierwszą ścieżkę i wysyłasz pierwszy dokument tego samego dnia.
Zacznij od jednego rodzaju dokumentów, na przykład umów z dostawcami. Gdy zespół się przyzwyczai, dodaj kolejne ścieżki i faktury kosztowe. Taki porządek wdrożenia zmniejsza opór i pozwala dopracować zasady na prawdziwych dokumentach.
Integracje możesz dodać później. W planie Grupa eksport i API pozwalają przekazywać dane do programu księgowego albo innych systemów firmy, ale nie są warunkiem rozpoczęcia pracy z dokumentami.
Granica między obiegiem a księgowością
System obiegu dokumentów przygotowuje sprawę do decyzji i zachowuje jej ślad, ale nie zastępuje programu księgowego. Zatwierdzona faktura trafia do księgowości w eksporcie z polami, opisem i MPK, a księgowanie odbywa się w programie księgowym.
Podobnie z umowami. Autoryzuj przechowuje podpisaną umowę i jej historię, ale nie ocenia jej treści. Za treść odpowiadają osoby w ścieżce akceptacji, a system pilnuje, żeby żadna z nich nie została pominięta.
Ta granica ma też znaczenie przy wyborze planu. Firma, która potrzebuje tylko podpisywania umów, zaczyna od planu Start, a gdy dołącza obieg faktur kosztowych, przechodzi na plan Firma bez przenoszenia dokumentów.
Jak porównać systemy do obiegu dokumentów
Przed wyborem systemu przygotuj trzy prawdziwe dokumenty: typową umowę, umowę o wysokiej wartości i fakturę kosztową, która zwykle budzi pytania. Przeprowadź je przez każdy system, który rozważasz. Zobaczysz, ile kroków trzeba wykonać, czy reguły kwot działają tak, jak zakładasz, i czy osoba zatwierdzająca rozumie, co ma zrobić.
Sprawdź też, jak system liczy cenę. Opłata za każdego użytkownika zniechęca do włączania do obiegu osób, które tylko zatwierdzają. Opłata za każdy dokument utrudnia przewidzenie kosztu. Abonament z limitem w okresie jest najprostszy do zaplanowania w budżecie.
Na koniec zapytaj o eksport. Dokumenty i ich historia należą do firmy i muszą dać się zabrać w czytelnym formacie, także po zakończeniu współpracy z dostawcą systemu.