Podpis elektroniczny online dla dokumentów PDF
Podpisy online składa się w przeglądarce, na komputerze albo telefonie. Podpisujący nie zakłada konta i nie instaluje programów, wystarczy mu dostęp do własnej skrzynki e-mail.
Czym jest podpis elektroniczny online
Podpis elektroniczny to w rozumieniu rozporządzenia eIDAS dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych albo z nimi powiązane i które podpisujący stosuje jako podpis. Definicja jest szeroka, dlatego najważniejsze jest nie to, jak podpis wygląda, ale co można wykazać na temat osoby podpisującej i samego dokumentu.
W Autoryzuj podpis dokumentu online łączy trzy elementy. Pierwszy to potwierdzenie tożsamości przez jednorazowy kod wysłany na adres e-mail podpisującego. Drugi to skrót SHA-256 pliku obliczony w chwili podpisu. Trzeci to dziennik zdarzeń z datą i godziną każdej czynności. Razem tworzą dowód, kto, kiedy i jaki plik podpisał.
Taki podpis nie wymaga certyfikatu ani czytnika kart. Jego wartość dowodowa wynika z zebranych informacji, dlatego dbamy o to, by dziennik zdarzeń był kompletny i by nie dało się go zmienić po fakcie. Każde zdarzenie dostaje datę i godzinę z serwera, a nie z urządzenia podpisującego.
Podpis PDF online krok po kroku
Podpisujący dostaje e-mail z linkiem do dokumentu. Po otwarciu widzi cały plik PDF i może go przewinąć oraz pobrać przed podpisem. Gdy jest gotowy, prosi o kod, który przychodzi na jego adres e-mail, wpisuje go i potwierdza złożenie podpisu.
Cała czynność trwa zwykle krócej niż minutę. Działa na telefonie, więc kontrahent może podpisać umowę w podróży, a członek zarządu zatwierdzić aneks między spotkaniami.
- Bez konta i bez instalacji po stronie podpisującego
- Bez czytnika kart i certyfikatu
- Kod jednorazowy ważny przez krótki czas
- Podgląd całego dokumentu przed podpisem
- Potwierdzenie podpisu z listą zdarzeń
Podpisy online a podpis kwalifikowany
Prawo rozróżnia podpis elektroniczny, podpis zaawansowany i podpis kwalifikowany. Tylko ten ostatni jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia wymogi formy pisemnej. Wymaga certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania po potwierdzeniu tożsamości osoby.
Podpisu kwalifikowanego nie wystawiamy i nie sprzedajemy. Do większości umów handlowych, zamówień i protokołów nie jest potrzebny, bo wystarczy forma dokumentowa. Jeśli jednak dokument musi mieć podpis kwalifikowany, podpisujący składa go własnym narzędziem, a Ty wgrywasz gotowy plik do Autoryzuj, gdzie przechodzi akceptację i trafia do archiwum.
Co przemawia za podpisem online w firmie
Firmy, które przenoszą podpisywanie do przeglądarki, zyskują przede wszystkim czas i porządek. Dokument nie ginie w poczcie, a status widać na liście: czeka na akceptację, czeka na podpis, podpisany. Zamiast pytać mailem, czy umowa wróciła, wystarczy otworzyć panel.
Znika też koszt druku, kuriera i przechowywania papieru. Ważniejsze jest jednak to, że każda wersja ma swój skrót SHA-256, więc nie ma sporu, który plik był tym ostatecznym.
Podpis online ułatwia też pracę z kontrahentami z innych miast i krajów. Nie trzeba ustalać, kto wyśle oryginał, ani czekać na przesyłkę. Umowę zawartą rano można zacząć realizować jeszcze tego samego dnia, a obie strony mają identyczny plik z tym samym skrótem.
Bezpieczeństwo podpisu dokumentu online
Link do dokumentu jest unikalny i prowadzi tylko do jednego dokumentu. Kod jednorazowy wygasa po krótkim czasie i po użyciu. Połączenie jest szyfrowane, a pliki przechowujemy w zaszyfrowanej postaci na serwerach w Unii Europejskiej.
Dziennik zdarzeń zapisuje także odmowę podpisu i odrzucenie dokumentu na etapie akceptacji, wraz z komentarzem osoby, która podjęła decyzję. Szczegóły opisujemy na stronie o bezpieczeństwie.
Podpis dokumentu online po stronie firmy
Osoba wysyłająca dokument widzi na liście jego status i wszystkie zdarzenia. Wie, czy podpisujący otworzył wiadomość, czy poprosił o kod i czy podpisał. Jeśli dokument czeka zbyt długo, może wysłać przypomnienie, zamiast dzwonić i pytać, czy mail doszedł.
Gdy dokument podpisuje kilka osób, każda dostaje własny link i własny kod. Dokument jest kompletny dopiero po wszystkich podpisach, a potwierdzenie zawiera listę podpisujących z datami. Dzięki temu nie ma wątpliwości, czy umowę podpisali obaj członkowie zarządu wymagani przez reprezentację spółki.
Podpisany plik od razu trafia do archiwum. Nie trzeba go zapisywać na dysku, nazywać ani przenosić do folderu. Wystarczy go wyszukać, gdy będzie potrzebny, na przykład przy rozliczeniu projektu albo przedłużeniu umowy.