Elektroniczne podpisywanie dokumentów w firmie
Podpisywanie dokumentów elektronicznie skraca drogę od gotowego pliku do podpisanej wersji z dni do minut. Warunek jest jeden: zanim dokument trafi do podpisu, muszą go zobaczyć właściwe osoby w firmie.
Dlaczego firmy przechodzą na podpis elektroniczny
Drukowanie, skanowanie i odsyłanie kurierem to najwolniejsza część pracy z dokumentem. Umowa z kontrahentem czeka na powrót prezesa z delegacji, aneks leży na biurku w innym oddziale, a protokół odbioru krąży w kilku wersjach. Elektroniczne podpisywanie dokumentów usuwa te przestoje, bo podpisujący otwiera plik w przeglądarce w dowolnym miejscu i składa podpis w kilka minut.
Druga korzyść jest mniej widoczna, ale ważniejsza dla działu finansów i administracji. Każdy krok zostaje zapisany. Wiadomo, kto wysłał dokument, kto go otworzył, kto zatwierdził treść i kto ostatecznie podpisał. W papierowym obiegu tę wiedzę trzeba odtwarzać z pamięci pracowników i z wątków w poczcie.
Jak wygląda podpisywanie dokumentów elektronicznie w Autoryzuj
Wgrywasz plik PDF i wybierasz ścieżkę akceptacji. Osoby wskazane w ścieżce dostają powiadomienie i zatwierdzają dokument w ustalonej kolejności. Dopiero gdy ostatnia akceptacja jest zapisana, dokument otwiera się dla podpisujących. Każdy z nich potwierdza tożsamość jednorazowym kodem wysłanym na swój adres e-mail i składa podpis.
Po podpisie system oblicza skrót SHA-256 pliku i dołącza do dokumentu dziennik zdarzeń. Podpisana wersja wraz z historią trafia do archiwum, skąd możesz ją pobrać albo wyeksportować.
- Wgranie pliku PDF i wybór ścieżki akceptacji
- Akceptacje osób wewnątrz firmy w ustalonej kolejności
- Podpis z kodem jednorazowym z e-maila
- Skrót SHA-256 i dziennik zdarzeń przy każdym dokumencie
- Archiwum z wyszukiwaniem i eksportem
Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie
Większość dokumentów w firmie nie wymaga szczególnej formy. Umowy handlowe, zamówienia, protokoły odbioru, aneksy do umów o współpracy, porozumienia o poufności, oferty i potwierdzenia warunków można zawierać w formie dokumentowej. Do niej wystarczy podpis elektroniczny, który pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie.
Inaczej jest z dokumentami, dla których przepis albo sama umowa zastrzega formę pisemną. Wtedy elektronicznym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego jest tylko podpis kwalifikowany. Takiego podpisu nie wystawiamy, ale dokument podpisany kwalifikowanie możesz wgrać do Autoryzuj, przeprowadzić przez akceptację wewnętrzną i przechowywać w archiwum razem z dziennikiem.
Akceptacja przed podpisem jako zabezpieczenie firmy
Szybki podpis bez kontroli treści to ryzyko. Handlowiec może wysłać umowę z rabatem, którego nikt nie zatwierdził, a kierownik projektu podpisać zlecenie powyżej swojego budżetu. Dlatego w Autoryzuj podpis jest ostatnim krokiem ścieżki, a nie pierwszym. Najpierw dokument sprawdzają osoby odpowiedzialne za treść, kwotę i zgodność z zasadami firmy.
W planach Firma i Grupa ścieżka może zależeć od kwoty. Umowa do ustalonego progu przechodzi przez kierownika działu, a powyżej progu dochodzi akceptacja dyrektora finansowego albo zarządu. Zasady ustawiasz raz, a system pilnuje ich przy każdym dokumencie.
Co otrzymujesz po podpisie
Podpisany dokument ma postać pliku PDF z dołączonym potwierdzeniem: listą podpisujących, adresami e-mail, na które wysłano kody, datą i godziną każdej czynności oraz skrótem SHA-256. Ten zestaw informacji pozwala w razie sporu wykazać, kto i kiedy złożył oświadczenie i że plik od tamtej chwili się nie zmienił.
Archiwum przechowuje dokumenty w jednym miejscu, z podziałem na rodzaje i statusy. Możesz wyszukać umowę po nazwie kontrahenta, dacie albo osobie, która ją zatwierdziła, i pobrać ją razem z dziennikiem.
Każdy uczestnik dostaje kopię podpisanego pliku na swój adres e-mail. Kontrahent nie musi prosić o egzemplarz, a w firmie nie powstaje kilka wersji tego samego dokumentu zapisanych w różnych folderach.
Jak zacząć podpisywać dokumenty elektronicznie
Najprościej zacząć od jednego rodzaju dokumentów, który dziś sprawia najwięcej kłopotów. W wielu firmach są to umowy z dostawcami albo zamówienia, które muszą wracać z podpisem przed rozpoczęciem prac. Ustaw dla nich ścieżkę akceptacji, zaproś osoby, które dziś je sprawdzają, i wyślij pierwszy dokument. Po kilku dniach zespół zobaczy, ile czasu zajmuje każdy krok.
Kontrahentów warto uprzedzić, że umowa przyjdzie mailem z linkiem do podpisu. Nie muszą niczego instalować ani zakładać konta, a kod przyjdzie na adres, który podasz. Większość osób podpisuje dokument w ciągu kilku minut od otrzymania wiadomości.
Po pierwszym miesiącu przejrzyj archiwum i dziennik. Zobaczysz, które dokumenty czekały najdłużej i na kogo. To najlepsza podstawa do uproszczenia ścieżek albo dodania progów kwot w planie Firma.