Podpis elektroniczny dla firm z akceptacją zarządu
Firma potrzebuje czegoś więcej niż szybkiego podpisu. Potrzebuje pewności, że pod umową podpisuje się ktoś, kto ma do tego prawo, i że dokument wcześniej zobaczyły właściwe osoby.
Dla kogo jest Autoryzuj
Projektowaliśmy Autoryzuj dla firm, które zatrudniają od kilkunastu do kilkuset osób i mają już ustalone zasady zatwierdzania, ale egzekwują je mailem i telefonem. Zarząd chce wiedzieć, co podpisuje. Dział finansów chce, żeby żaden koszt powyżej budżetu nie przeszedł bez jego wiedzy. Administracja chce mieć wszystkie umowy w jednym miejscu.
Typowe miejsca zastosowania to umowy z klientami i dostawcami, aneksy, zamówienia, porozumienia o poufności, protokoły odbioru oraz faktury kosztowe, które przed zaksięgowaniem musi zatwierdzić kierownik.
Nie musisz zmieniać zasad, które już działają. Autoryzuj przenosi je do przeglądarki i pilnuje, żeby były stosowane przy każdym dokumencie, także wtedy, gdy osoba odpowiedzialna jest na urlopie albo w podróży.
Zarząd podpisuje to, co zostało sprawdzone
Członek zarządu dostaje do podpisu dokument, który przeszedł już przez prawnika, kierownika działu i dział finansów. Na stronie dokumentu widzi listę akceptacji z nazwiskami i datami. Nie musi dopytywać, czy ktoś sprawdził warunki płatności, bo widzi to w historii.
Podpis składa w przeglądarce, także na telefonie, po wpisaniu kodu z e-maila. Jeśli dokument wymaga podpisu dwóch członków zarządu zgodnie z reprezentacją spółki, wskazujesz obu jako podpisujących, a dokument jest kompletny dopiero po obu podpisach.
Zarząd widzi także dokumenty, które czekają na jego podpis, w jednym miejscu. Zamiast teczki z umowami na biurku ma listę w przeglądarce, z wartością każdego dokumentu i nazwiskami osób, które go zatwierdziły. Może podpisać kilka dokumentów jeden po drugim w kilka minut.
Zasady zatwierdzania zapisane w systemie
W planach Firma i Grupa ustawiasz macierz uprawnień. Określasz w niej, kto może zatwierdzać jakie rodzaje dokumentów i do jakiej kwoty. Kierownik działu zatwierdza zamówienia do ustalonego limitu, dyrektor finansowy do wyższego, a powyżej tej kwoty decyduje zarząd.
Progi kwot w ścieżkach akceptacji sprawiają, że dokument sam trafia do właściwych osób. Nikt nie musi pamiętać o regulaminie wewnętrznym, bo system stosuje go przy każdym dokumencie.
- Role zamiast nazwisk, więc zmiana osoby nie psuje ścieżki
- Progi kwot w każdym kroku
- Odrzucenie z komentarzem wraca do autora dokumentu
- Pełna historia decyzji w dzienniku
Faktury kosztowe w tym samym miejscu
W planach Firma i Grupa do obiegu trafiają także faktury kosztowe pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur tokenem firmy. Kierownik opisuje koszt, przypisuje MPK i zatwierdza fakturę, a dział finansów eksportuje zatwierdzone dokumenty do księgowości.
Dzięki temu zarząd i dział finansów mają jeden widok na zobowiązania firmy: umowy, które wymagają podpisu, i faktury, które czekają na zatwierdzenie.
Kierownik działu korzysta z jednego panelu zarówno przy umowach, jak i fakturach. Nie musi pamiętać dwóch narzędzi ani dwóch sposobów zatwierdzania, a powiadomienia o dokumentach czekających na decyzję przychodzą z jednego miejsca.
Kilka spółek w jednym koncie
Plan Grupa obsługuje kilka spółek w jednym koncie. Każda ma własne ścieżki, macierz uprawnień i token KSeF, a osoby pracujące dla kilku spółek logują się raz. Eksport i API pozwalają przekazywać dane do systemów księgowych poszczególnych podmiotów.
Rozliczenie jest jedno, a faktura VAT za abonament trafia do wskazanej spółki od razu po płatności.
Jak wdrożyć podpis elektroniczny w firmie
Wdrożenie zaczyna się od decyzji zarządu, które dokumenty firma podpisuje elektronicznie i kto je zatwierdza. Warto ją spisać w krótkiej uchwale albo zarządzeniu, które wskaże też dokumenty wymagające formy pisemnej. Dzięki temu pracownicy wiedzą, kiedy korzystać z podpisu w Autoryzuj, a kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany.
Następnie administrator zakłada konto, zaprasza zespół i ustawia role. W planach Firma i Grupa uzupełnia macierz uprawnień zgodnie z limitami z uchwały, a dział finansów wkleja token KSeF. Pierwsze dokumenty przechodzą przez system jeszcze tego samego dnia.
Po miesiącu warto przejrzeć dziennik i porozmawiać z osobami w ścieżkach. Często okazuje się, że jeden krok można pominąć poniżej progu kwoty, a inny trzeba dodać dla określonego rodzaju umów. Zmiany w ścieżkach i macierzy są zapisywane w historii, więc łatwo wrócić do wcześniejszych ustawień.