Podpisywanie umów online z akceptacją w firmie
Umowa z podpisem elektronicznym jest wiążąca tak samo jak papierowa, jeśli prawo nie wymaga dla niej szczególnej formy. W Autoryzuj zanim kontrahent dostanie umowę do podpisu, zatwierdzają ją osoby z Twojej firmy.
Kiedy umowa zawarta online jest ważna
Polskie prawo cywilne opiera się na swobodzie formy. Jeżeli ustawa nie zastrzega formy szczególnej, strony mogą zawrzeć umowę w dowolny sposób, także przez złożenie podpisów elektronicznych pod plikiem PDF. Kodeks cywilny przewiduje formę dokumentową, w której oświadczenie składa się w postaci dokumentu w sposób pozwalający ustalić osobę, która je złożyła.
Rozporządzenie eIDAS stanowi z kolei, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. W praktyce oznacza to, że umowa o świadczenie usług, umowa dostawy, zamówienie czy umowa o poufności podpisane online wiążą strony.
Wyjątkiem są umowy, dla których przepis albo wcześniejsze ustalenia stron wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Tam potrzebny jest podpis kwalifikowany. Takiego podpisu nie wystawiamy, ale przyjmujemy do archiwum umowy już podpisane kwalifikowanie.
Jak podpisać umowę online krok po kroku
Cały proces zajmuje kilka minut po stronie osoby wysyłającej i jeszcze mniej po stronie kontrahenta. Nie trzeba instalować programów ani kupować certyfikatów.
- Wgraj umowę w PDF i wybierz ścieżkę akceptacji
- Poczekaj na akceptacje osób z firmy, na przykład prawnika i dyrektora finansowego
- Wskaż podpisujących po stronie firmy i kontrahenta
- Podpisujący otwierają link, wpisują kod z e-maila i składają podpis
- Podpisana umowa ze skrótem SHA-256 trafia do archiwum
Umowa z podpisem elektronicznym a dowód w sporze
Siła dowodowa podpisu elektronicznego zależy od tego, co da się wykazać. Dlatego przy każdej umowie zapisujemy zdarzenia: kiedy umowa została wysłana, kiedy podpisujący ją otworzył, na jaki adres e-mail wysłaliśmy kod, kiedy kod został wpisany i kiedy złożono podpis. Do tego dochodzi skrót SHA-256, czyli cyfrowy odcisk pliku, który zmienia się przy najmniejszej zmianie treści.
Taki zestaw informacji pozwala odtworzyć przebieg zawarcia umowy i wykazać, że strona zapoznała się z dokumentem w tej, a nie innej wersji. To więcej niż daje skan podpisanej kartki wysłany mailem, który nie mówi nic o tym, kto naprawdę złożył podpis.
Akceptacja wewnętrzna przed wysyłką do kontrahenta
Najwięcej problemów z umowami bierze się nie z samego podpisu, ale z tego, co trafiło do podpisu. Rabat poza polityką cenową, termin płatności dłuższy niż dopuszcza dział finansów, klauzula odpowiedzialności, której nie widział prawnik. Ścieżka akceptacji w Autoryzuj zatrzymuje umowę, dopóki nie zatwierdzą jej wskazane osoby.
Kroki ustawiasz według ról, na przykład opiekun klienta, prawnik, dyrektor finansowy, członek zarządu. W planach Firma i Grupa możesz dodać progi kwot, dzięki którym umowa o wysokiej wartości zawsze wymaga dodatkowej akceptacji, a drobne zlecenie przechodzi krótszą drogą.
Podpisywanie umów online w zespole
W jednym koncie pracuje cały zespół: od pięciu osób w planie Start do bez limitu w planie Grupa. Każdy widzi umowy, w których bierze udział, a administrator ma podgląd całości. Dzięki temu dział sprzedaży nie musi pytać, czy umowa już wróciła, bo status widać na liście.
Po podpisie umowa jest od razu w archiwum. Nie trzeba jej skanować, opisywać ani odkładać do segregatora, a znalezienie jej po roku zajmuje kilka sekund.
Jeśli umowę po stronie firmy podpisuje kilku członków zarządu, każdy z nich dostaje osobny link i kod. Umowa staje się kompletna dopiero po ostatnim podpisie, a wszyscy uczestnicy dostają gotowy plik.
Najczęstsze pytania przy podpisywaniu umów online
Czy kontrahent musi mieć konto w Autoryzuj? Nie. Dostaje e-mail z linkiem, otwiera umowę w przeglądarce i podpisuje ją po wpisaniu kodu. Konto mają tylko osoby z Twojej firmy, które wysyłają i zatwierdzają dokumenty.
Co jeśli kontrahent chce zmienić treść umowy? Odrzuca podpis z komentarzem, a Ty wgrywasz poprawioną wersję. Nowa wersja przechodzi akceptację wewnętrzną od początku, więc zmiany wprowadzone po negocjacjach też widzą osoby odpowiedzialne w firmie. Obie wersje zostają w historii ze swoimi skrótami SHA-256.
Czy można podpisać umowę, którą kontrahent już podpisał kwalifikowanie? Tak. Wgrywasz plik do archiwum, przeprowadzasz go przez ścieżkę akceptacji i przechowujesz razem z dziennikiem. Sam podpis kwalifikowany pozostaje w pliku nienaruszony.