Obieg faktur KSeF z akceptacją w firmie
Pobranie faktury z KSeF nie kończy pracy z nią. Ktoś musi ją opisać, przypisać do działu i zatwierdzić. Autoryzuj łączy pobieranie z KSeF z wewnętrzną ścieżką akceptacji.
Jak łączymy się z KSeF
Krajowy System e-Faktur udostępnia faktury, w których firma jest nabywcą, osobom i systemom uprawnionym przez firmę. Uprawnienie nadaje się w KSeF, generując token. Token tworzy osoba uprawniona w firmie, a następnie wkleja go w ustawieniach konta w Autoryzuj.
Z tokenem pobieramy wyłącznie faktury kosztowe. Nie wystawiamy faktur w imieniu firmy, nie wysyłamy niczego do KSeF i nie mamy dostępu do faktur sprzedażowych. Token można w każdej chwili unieważnić w KSeF, a wtedy pobieranie się zatrzymuje.
Pobieranie działa cyklicznie, więc nowe faktury pojawiają się na liście bez ręcznego uruchamiania. Przy pierwszym połączeniu możesz wskazać datę, od której pobieramy faktury, żeby nie wczytywać dokumentów już rozliczonych.
- Token generuje firma w KSeF
- Wyłącznie odczyt faktur kosztowych
- Bez wystawiania i wysyłania faktur
- Token można unieważnić w każdej chwili
Co się dzieje z fakturą po pobraniu
Faktura z KSeF ma strukturę danych, więc pola takie jak sprzedawca, NIP, numer, daty i kwoty są od razu dostępne i nie wymagają odczytu z obrazu. Faktura trafia na listę nowych dokumentów, skąd kierujesz ją do właściwej ścieżki akceptacji.
Właściciel uzupełnia opis merytoryczny i MPK, a potem faktura przechodzi ścieżkę akceptacji. Po zatwierdzeniu jest gotowa do eksportu do księgowości.
Zanim faktura trafi do akceptacji, możesz porównać jej dane z zamówieniem albo umową. Jeśli coś się nie zgadza, na przykład stawka albo liczba godzin, zapisujesz uwagę przy fakturze i wyjaśniasz ją z dostawcą, zanim ktokolwiek zatwierdzi koszt.
Faktury kosztowe z KSeF a faktury w PDF
Nie wszystkie faktury przychodzą przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców, rachunki i niektóre dokumenty kosztowe nadal przychodzą jako PDF. Wgrywasz je do tego samego obiegu, a model AI odczytuje pola, które potem sprawdza człowiek.
Dzięki temu dział finansów ma jedną listę faktur kosztowych, niezależnie od źródła, i jedną ścieżkę akceptacji. Eksport do księgowości obejmuje oba rodzaje dokumentów.
Przy fakturach z KSeF odczyt przez model AI nie jest potrzebny, bo dane mają już postać ustrukturyzowaną. Limit odczytów z PDF dotyczy więc tylko dokumentów spoza KSeF, a tych w większości firm jest coraz mniej.
Bez podwójnych faktur i bez braków
Każdą fakturę z KSeF pobieramy raz, rozpoznając ją po numerze nadanym przez KSeF. Ponowna synchronizacja nie tworzy kopii, nawet jeśli obejmuje ten sam zakres dat. Dzięki temu dział finansów nie musi ręcznie usuwać powtórzonych dokumentów przed eksportem.
Lista faktur pokazuje status każdej z nich: nowa, w akceptacji, zatwierdzona, odrzucona, wyeksportowana. Przed zamknięciem miesiąca dział finansów widzi, które faktury wciąż czekają na opis albo decyzję.
Jeśli połączenie z KSeF zostanie przerwane, na przykład po unieważnieniu tokenu, w ustawieniach konta zobaczysz informację o błędzie i datę ostatniego udanego pobrania. Po wklejeniu nowego tokenu pobieranie wznawia się od tego miejsca.
Dla kogo jest obieg faktur KSeF
Funkcja jest dostępna w planach Firma i Grupa. W planie Firma pobierasz faktury jednej spółki, w planie Grupa kilku spółek, każdej z własnym tokenem. Limity faktur i odczytów z PDF liczymy jako zużycie w okresie rozliczeniowym.
Najwięcej zyskują firmy, w których faktury kosztowe zatwierdza kilku kierowników, a dział finansów dziś zbiera opisy mailem.
Jeśli zaczynasz od planu Start i chcesz dodać obieg faktur z KSeF, przejście na plan Firma odblokowuje funkcję od razu po dopłacie różnicy za pozostałą część okresu.
Jak wygenerować token KSeF dla Autoryzuj
Token generuje w KSeF osoba, która ma w firmie uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, zwykle właściciel, członek zarządu albo osoba upoważniona przez nich. Po zalogowaniu do KSeF tworzy nowy token i nadaje mu wyłącznie uprawnienie do przeglądania faktur. Nie trzeba nadawać uprawnień do wystawiania faktur, bo z nich nie korzystamy.
Token kopiuje się raz i wkleja w ustawieniach konta w Autoryzuj, przy właściwej spółce. Od tej chwili pobieranie faktur kosztowych odbywa się bez udziału pracowników. Zapisany token jest szyfrowany i nie wyświetlamy go ponownie.
Gdy osoba, która wygenerowała token, odchodzi z firmy, warto wygenerować nowy token i unieważnić stary. Zmiana tokenu w Autoryzuj nie wpływa na faktury już pobrane i ich historię.