Koszt systemu do akceptacji faktur zależy od trzech rzeczy: liczby osób w obiegu, liczby faktur w miesiącu i tego, czy system pobiera faktury z KSeF. Za proste narzędzie firma płaci od kilkuset do kilku tysięcy złotych netto miesięcznie, ale prawdziwy koszt to także czas księgowości i kierowników, który ucieka na gonienie za dokumentami.
Z czego składa się cena systemu do akceptacji faktur
Cennik to dopiero początek. Zanim porównasz oferty, rozpisz, za co faktycznie płacisz. Najczęściej są to cztery elementy.
Abonament bazowy. Opłata za dostęp do systemu w okresie rozliczeniowym. W części ofert obejmuje limit dokumentów, w części jest tylko wejściem do funkcji.
Użytkownicy. Niektórzy dostawcy liczą każdą osobę z kontem, także kierownika, który raz w miesiącu zatwierdza trzy faktury. Przy dziesięciu zatwierdzających różnica między modelami jest zauważalna.
Faktury ponad limit. Opłata za każdą fakturę albo pakiet faktur. Przy firmie, która dostaje kilkaset faktur miesięcznie, ten element bywa największy.
Dodatki. Integracja z KSeF, macierz uprawnień, eksport do programu księgowego, API. Sprawdź, czy są w cenie planu, czy w osobnej pozycji.
Ile to kosztuje w praktyce
W Autoryzuj płacisz za plan, a nie za osobę ani za fakturę w ramach limitu. Plan Firma kosztuje 449 zł netto miesięcznie albo 224 zł netto przy rozliczeniu rocznym, czyli 2688 zł netto za rok. Obejmuje 20 użytkowników, pobieranie faktur z KSeF tokenem firmy, progi kwot i macierz uprawnień. Plan Grupa za 999 zł netto miesięcznie (499 zł netto przy rozliczeniu rocznym) dodaje kilka spółek, brak limitu użytkowników i API.
Plan Start za 199 zł netto miesięcznie obejmuje pięciu użytkowników i jedną ścieżkę akceptacji dokumentów. Nie zawiera faktur z KSeF, więc wybierają go firmy, które zaczynają od umów i podpisu. Osoby spoza firmy, na przykład kontrahenci podpisujący umowy, nie są liczone jako użytkownicy.
Pełny opis planów znajdziesz w cenniku, a model rozliczeń podpisu opisujemy w tekście o cenie podpisu elektronicznego.
Jak policzyć, czy to się opłaca
Najprostszy rachunek bierze czas. Załóżmy, że firma dostaje 150 faktur kosztowych miesięcznie. Jeśli każda wymaga średnio trzech wiadomości przypominających i kilku minut szukania dokumentu, to kilkanaście godzin pracy miesięcznie schodzi na samą logistykę. Przemnóż to przez stawkę osoby z działu finansów, a zobaczysz kwotę, którą zwykle da się porównać z abonamentem.
Drugi element to ryzyko. Faktura zaksięgowana bez akceptacji, koszt przypisany do złego działu albo podwójna płatność to straty, które trudno wycenić z góry, ale łatwo zauważyć po fakcie. System, który zapisuje każdą decyzję i nie pozwala wyeksportować tej samej faktury dwa razy, ogranicza oba rodzaje błędów.
Trzeci element to zamknięcie miesiąca. Jeśli księgowość dostaje komplet opisanych faktur kilka dni wcześniej, zamyka księgi szybciej i rzadziej prosi o poprawki.
Na co uważać w cenniku
Niska cena wejściowa i drogie dodatki. Zapytaj wprost, czy KSeF, macierz uprawnień i eksport są w planie.
Limit dokumentów liczony po cichu. Sprawdź, co się dzieje po jego przekroczeniu i czy usunięcie dokumentu zwalnia miejsce.
Opłata za zatwierdzających. Jeśli system liczy każdego kierownika jako użytkownika, koszt rośnie wraz z rozmiarem firmy, mimo że nie rośnie liczba faktur.
Umowa na dłuższy okres. Rozliczenie roczne obniża cenę, ale warto zacząć od miesiąca, jeśli zespół nie testował jeszcze narzędzia.
Jak wybrać plan do swojej firmy
Policz trzy liczby: ile faktur dostajesz miesięcznie, ile osób je opisuje i zatwierdza oraz czy potrzebujesz progów kwot. Jeśli w akceptacji bierze udział więcej niż pięć osób albo zatwierdzenie zależy od kwoty, plan Firma będzie właściwym wyborem. Jeśli masz kilka spółek i chcesz widzieć je w jednym panelu, wybierz Grupę.
Dobrze jest też zacząć od jednego działu. Po miesiącu zobaczysz, ile faktur przeszło przez system, ile czasu zajęły i gdzie utykają. To pozwala dopasować plan bez zgadywania.
Jeśli wystawiasz faktury sprzedażowe w KSeF, a nie tylko je odbierasz, zobacz, jak działa program do fakturowania zgodny z KSeF. Autoryzuj zajmuje się drugą stroną obiegu, czyli fakturami kosztowymi.
Porównanie modeli na przykładzie jednej firmy
Weźmy spółkę ze sprzedażą i usługami, która dostaje 200 faktur kosztowych miesięcznie. Faktury opisuje dziesięciu kierowników, zatwierdza je trzech dyrektorów, a eksportuje dwie osoby z finansów. W obiegu jest więc piętnaście osób z kontem.
W modelu za użytkownika firma płaci piętnaście razy stawkę jednostkową, choć większość tych osób loguje się kilka razy w miesiącu. W modelu za fakturę rachunek rośnie w miesiącach z szczytem zakupów, na przykład przed zamknięciem roku. W abonamencie firmowym koszt jest znany z góry i nie zależy od tego, czy w danym miesiącu było 150 czy 250 faktur, dopóki mieszczą się w limicie planu.
Dlatego przy porównaniu ofert nie pytaj tylko o cenę. Zapytaj, ile wyniesie rachunek w Twoim najgorszym miesiącu i ile osób możesz dodać bez dopłaty.
Koszty wdrożenia, o których rzadko się mówi
Abonament to nie wszystko. Przy wdrożeniu systemu do akceptacji faktur pojawiają się trzy koszty ukryte.
Pierwszy to czas na uzgodnienie zasad. Ktoś musi ustalić, kto zatwierdza jakie koszty i do jakiej kwoty. To praca, którą i tak trzeba wykonać, ale system zmusza do zrobienia jej raz, na początku, zamiast ustalać wyjątki przy każdej fakturze.
Drugi to przeniesienie bieżących faktur. Dobrze jest zacząć od nowego miesiąca i nie wprowadzać wstecznie zaległych dokumentów. Faktury z KSeF pobrane tokenem firmy trafiają do kolejki same, więc nie ma przepisywania.
Trzeci to szkolenie zespołu. Kierownik, który tylko opisuje i zatwierdza faktury, potrzebuje kilku minut, a nie całego dnia. Jeśli system wymaga długiego szkolenia dla osób zatwierdzających, sprawdź, czy wybrałeś narzędzie dopasowane do ich pracy.
Pytania, które warto zadać dostawcy przed zakupem
Czy mogę zacząć od jednego działu i dołożyć kolejne? Czy zmiana planu działa od razu i czy dopłacam tylko różnicę? Czy dostanę fakturę VAT i eksport danych, gdybym zrezygnował? Czy dziennik decyzji jest dostępny dla audytora bez dodatkowej opłaty? Odpowiedzi na te pytania mówią więcej o rzeczywistym koszcie niż strona z cennikiem.
Co dalej
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda cały proces od wpływu faktury do eksportu, przeczytaj o programie do akceptacji faktur kosztowych i o opisie merytorycznym faktury i MPK. Gdy jesteś gotowy, załóż konto firmy i wyślij pierwszą fakturę przez ścieżkę akceptacji.