Nie, faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur nie wymagają podpisu elektronicznego odbiorcy. Wystawca uwierzytelnia się w KSeF, a system nadaje fakturze numer i potwierdza jej przyjęcie. Po stronie nabywcy nie ma kroku „podpisz fakturę". Zostaje za to wewnętrzna kontrola kosztu, której KSeF nie robi, i tu firmy zwykle szukają narzędzia.
Co dokładnie dzieje się z fakturą w KSeF
Faktura trafia do systemu w formacie XML, dostaje numer KSeF i od tej chwili jest dostępna dla nabywcy. Nabywca nie musi niczego potwierdzać, żeby faktura była ważna. Ryzyko leży gdzie indziej: dokument pojawia się w systemie niezależnie od tego, czy ktoś w firmie zamówił usługę, odebrał towar i zgodził się na kwotę.
Dlatego księgowość dostaje fakturę, o której nikt jeszcze nie powiedział, czy jest zasadna. W praktyce to ona goni kierowników o opis i zgodę przed zamknięciem miesiąca.
Podpis, akceptacja, zatwierdzenie. Trzy różne rzeczy
Podpis elektroniczny składa się pod umową, aneksem, zamówieniem albo oświadczeniem. Ma związać strony i dać dowód woli. Szczegóły formy opisujemy w tekście o mocy prawnej podpisu elektronicznego w umowach.
Akceptacja faktury to wewnętrzna decyzja, że koszt jest zasadny: usługa wykonana, towar odebrany, kwota zgodna z zamówieniem. Nie jest podpisem w rozumieniu prawa, ale powinna zostawić ślad: kto, kiedy, co zatwierdził.
Opis merytoryczny i MPK wskazują, czego dotyczy koszt i na które miejsce powstawania kosztów go przypisać. Bez tego księgowość nie zaksięguje dokumentu poprawnie.
Pomylenie tych trzech rzeczy prowadzi do dwóch błędów. Firmy podpisują kwalifikowanym podpisem faktury, których nikt nie wymaga podpisywać, albo odwrotnie, uznają, że skoro KSeF „załatwia fakturę", akceptacja kosztu jest zbędna.
Co firma powinna podpisać, a co zatwierdzić
| Dokument | Czy potrzebny podpis | Co jest potrzebne |
|---|---|---|
| Faktura kosztowa z KSeF | Nie | Akceptacja, opis, MPK |
| Umowa z dostawcą | Tak, zależnie od formy umowy | Akceptacja prawnika i finansów przed podpisem |
| Zamówienie powyżej progu | Zwykle tak | Zgoda osoby z uprawnieniem |
| Protokół odbioru | Zależnie od umowy | Podpis osoby odbierającej |
Kolumna „co jest potrzebne" pokazuje, że w obu przypadkach problemem jest kolejność i dowód. Umowa idzie do podpisu dopiero po zgodach, a faktura do księgowania dopiero po akceptacji kosztu.
Gdzie najczęściej pęka obieg
Pierwszy punkt to brak właściciela kosztu. Faktura przychodzi do księgowości, a ta nie wie, który kierownik zamawiał usługę. Pytanie krąży mailem, odpowiedź przychodzi po tygodniu.
Drugi to progi kwot trzymane w głowie. Kierownik zatwierdza do pewnej kwoty, powyżej decyduje dyrektor, ale zasada nie jest zapisana w żadnym systemie. Faktura wyższa niż zwykle przechodzi bez wiedzy zarządu albo zatrzymuje się u osoby, która zwolniła się na urlop.
Trzeci to brak powiązania między umową a fakturą. Dostawca fakturuje stawkę, której nikt nie widział w umowie, bo umowa leżała w czyjejś poczcie.
Jak to uporządkować
Najprostszy układ wygląda tak. Umowy z dostawcami przechodzą ścieżkę akceptacji przed podpisem (prawnik, dział, finanse, zarząd przy wyższej kwocie), a dopiero potem są podpisywane. Faktury z KSeF pobierane są do jednego miejsca, trafiają do właściciela kosztu, który dodaje opis i MPK, a przy wyższej kwocie przechodzą do kolejnej osoby. Księgowość dostaje komplet zatwierdzonych dokumentów.
Jeśli szukasz samego repozytorium dokumentów bez akceptacji, przyda się też elektroniczny obieg dokumentów i faktur w innym modelu rozliczeń.
Autoryzuj robi oba etapy w jednym systemie. Dla umów opisujemy to na stronie o programie do akceptacji umów przed podpisem, a dla faktur na stronie o programie do akceptacji faktur kosztowych. Faktury pobieramy tokenem firmy, tylko do odczytu. Nic nie wystawiamy i nie wysyłamy do KSeF.
Jeśli pracujesz z archiwum, a nie z samym obiegiem, zobacz, jak zbudować elektroniczne archiwum faktur kosztowych.
Ile to kosztuje
Plan Start za 199 zł netto miesięcznie obejmuje podpis i jedną ścieżkę akceptacji dokumentów. Pobieranie faktur z KSeF, progi kwot i macierz uprawnień są w planie Firma za 449 zł netto miesięcznie (224 zł netto przy rozliczeniu rocznym), a kilka spółek obsługuje plan Grupa za 999 zł netto. Więcej o kosztach wdrożenia piszemy w tekście ile kosztuje system do akceptacji faktur.
Przykład z firmy handlowej
Spółka z piętnastoma kierownikami dostaje co miesiąc kilkaset faktur kosztowych. Przed wdrożeniem obiegu księgowa wysyła do kierowników arkusz z listą faktur i prosi o opisy. Połowa odpowiada po tygodniu, reszta dopiero po przypomnieniu, a zamknięcie miesiąca przesuwa się o kilka dni.
Po przeniesieniu obiegu do systemu zmienia się kolejność pracy. Faktura po pobraniu trafia od razu do kierownika, który ją zamówił. Widzi ją na swojej liście, uzupełnia opis i MPK, zatwierdza. Faktury powyżej ustalonej kwoty idą dalej do dyrektora finansowego. Księgowa nie wysyła przypomnień, bo widzi w panelu, u kogo faktura czeka i od ilu dni.
Ten sam schemat działa dla umów. Handlowiec wgrywa umowę z dostawcą, prawnik ją czyta, dyrektor finansowy sprawdza warunki płatności, zarząd podpisuje. Nikt nie podpisuje wersji, której nie widział prawnik.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia
Sprawdź, czy system odczytuje pola faktury z dokumentu, zamiast kazać je przepisywać. Zapytaj, czy ścieżka akceptacji zależy od kwoty i działu, bo jedna kolejka dla wszystkich kończy się tym samym, co poczta. Zobacz, czy dziennik decyzji da się pokazać audytorowi i czy eksport nie dubluje faktur, które już poszły do księgowości.
Przy umowach liczy się dodatkowo, czy kontrahent podpisze z linku bez zakładania konta, bo każda bariera po stronie klienta wydłuża zamknięcie sprzedaży. I czy system nie pozwala zmienić wersji umowy po zebraniu akceptacji bez ponownego obiegu.
Na koniec policz koszt całego obiegu, a nie tylko abonamentu. Godziny księgowej poświęcone na przypominanie, faktury zaksięgowane bez opisu i umowy podpisane w złej wersji to koszty, które po wdrożeniu znikają. Cennik i przykładowy rachunek opisujemy w osobnym tekście, a plany zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie.
Najczęstsze pytania
Czy w KSeF muszę potwierdzać odbiór faktury? Nie. Faktura jest dostępna dla nabywcy po nadaniu numeru KSeF, bez potwierdzenia po jego stronie. Ewentualne potwierdzenie zasadności kosztu to sprawa wewnętrzna firmy.
Czy akceptacja faktury ma moc podpisu? Nie w znaczeniu prawnym. Jest dowodem wewnętrznej decyzji. Zapisana z datą i osobą wystarcza do audytu wewnętrznego i rozmowy z biegłym rewidentem.
Kto powinien akceptować faktury? Właściciel kosztu, czyli osoba, która zamówiła usługę, a przy wyższych kwotach także przełożony lub dyrektor finansowy. Zasady najlepiej zapisać jako progi w systemie.
Czy mogę podpisywać faktury kwalifikowanym podpisem? Możesz, ale to nie jest wymagane dla faktur w KSeF i nie zastępuje akceptacji kosztu.