Pytanie o moc prawną podpisu elektronicznego pada w każdej firmie, która chce przestać drukować umowy. Zarząd chce wiedzieć, czy umowa podpisana w przeglądarce wiąże kontrahenta tak samo jak papierowa. Dział prawny pyta, co będzie, jeśli druga strona zakwestionuje podpis. Odpowiedź zależy od dwóch rzeczy: jakiej formy prawo wymaga dla danej umowy i jakie dowody zostały zebrane przy jej podpisaniu.
Zasada swobody formy
Polskie prawo cywilne wychodzi z założenia, że strony mogą zawrzeć umowę w dowolnej formie, jeśli przepis nie stanowi inaczej. Umowę sprzedaży, umowę o świadczenie usług, zlecenie czy umowę dostawy można zawrzeć ustnie, mailem, przez wymianę wiadomości albo przez złożenie podpisów pod plikiem PDF. Forma ma znaczenie przede wszystkim dowodowe: im lepiej udokumentowane zawarcie umowy, tym łatwiej wykazać jej treść w razie sporu.
W praktyce gospodarczej oznacza to, że ogromna większość umów zawieranych przez firmy nie wymaga żadnej szczególnej formy. Podpis elektroniczny jest dla nich wystarczający, a często lepszy od skanu podpisanej kartki, bo zostawia ślad, kto i kiedy złożył oświadczenie.
Forma dokumentowa
Kodeks cywilny przewiduje formę dokumentową, opisaną w art. 77 z indeksem 2. Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je składa. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, więc plik PDF spełnia ten warunek.
Kluczowe jest ustalenie osoby. Dlatego przy podpisie elektronicznym tak ważne jest potwierdzenie tożsamości, na przykład kodem wysłanym na adres e-mail podpisującego, oraz zapisanie przebiegu zdarzeń. Forma dokumentowa jest wymagana przez przepisy w niektórych sytuacjach, a strony mogą ją też zastrzec w umowie dla jej zmian lub wypowiedzenia.
Forma pisemna i forma elektroniczna
Forma pisemna z art. 78 KC wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Art. 78 z indeksem 1 przewiduje formę elektroniczną, do której zachowania wystarczy złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma elektroniczna jest równoważna pisemnej.
Oznacza to, że tam, gdzie prawo albo umowa wymaga formy pisemnej, zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Potrzebny jest podpis kwalifikowany, wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania po potwierdzeniu tożsamości osoby. Przykłady to umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem, przeniesienie autorskich praw majątkowych czy poręczenie, gdzie forma pisemna jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.
Co mówi rozporządzenie eIDAS
Rozporządzenie eIDAS, obowiązujące we wszystkich państwach Unii Europejskiej, wprowadza zasadę, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną albo nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego.
Rozporządzenie rozróżnia trzy rodzaje podpisu: zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. Tylko ten ostatni ma z mocy prawa skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. Pozostałe są pełnoprawnymi podpisami, których wartość dowodową ocenia się w zależności od tego, jak dobrze można powiązać je z osobą i dokumentem.
Jak wzmocnić wartość dowodową umowy
Jeśli umowa zawarta elektronicznie trafi do sporu, sąd oceni, czy da się ustalić, kto ją podpisał i czy treść nie została zmieniona. Warto więc zadbać o kilka elementów już przy podpisywaniu.
- Potwierdzenie tożsamości podpisującego, na przykład jednorazowym kodem wysłanym na jego adres e-mail, który wcześniej występował w korespondencji z firmą.
- Skrót SHA-256 pliku zapisany w chwili podpisu, który pozwala wykazać, że dokument się nie zmienił.
- Dziennik zdarzeń z datą i godziną wysłania, otwarcia, wpisania kodu i złożenia podpisu.
- Przechowywanie umowy razem z dziennikiem w jednym archiwum, zamiast w rozproszonych skrzynkach.
W Autoryzuj każdy z tych elementów powstaje przy każdej umowie bez dodatkowej pracy. Szczegóły opisujemy na stronie o podpisywaniu umów online i w opisie archiwum z dziennikiem zdarzeń.
Akceptacja wewnętrzna a ważność umowy
Moc prawna podpisu to jedno, a umocowanie osoby podpisującej to drugie. Umowę w imieniu spółki może podpisać osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik. Jeśli umowę podpisze ktoś bez umocowania, jej skuteczność może być wątpliwa niezależnie od formy podpisu.
Dlatego warto, by przed podpisem umowa przeszła przez osoby, które sprawdzą jej treść i potwierdzą, że podpisujący ma prawo działać w danym zakresie. Ścieżki akceptacji i macierz uprawnień pomagają to uporządkować: dokument trafia do podpisu dopiero wtedy, gdy zatwierdzą go właściwe osoby, a podpisuje ten, kto ma do tego uprawnienie.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny wystarcza do zawarcia większości umów handlowych, bo prawo nie wymaga dla nich szczególnej formy. Forma dokumentowa jest spełniona, gdy da się ustalić osobę składającą oświadczenie. Tam, gdzie przepis lub umowa wymaga formy pisemnej, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Niezależnie od rodzaju podpisu warto zbierać dowody: potwierdzenie tożsamości, skrót pliku i dziennik zdarzeń.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda akceptacja i podpis w praktyce, skorzystaj z jednorazowego demo na stronie głównej. Różnice między rodzajami podpisu opisujemy szerzej w tekście podpis elektroniczny a kwalifikowany.