W rozmowach o podpisie elektronicznym często miesza się trzy pojęcia: podpis elektroniczny, podpis zaawansowany i podpis kwalifikowany. Dla firmy różnica ma znaczenie praktyczne, bo od niej zależy, które dokumenty można podpisać w przeglądarce w kilka minut, a które wymagają certyfikatu wydanego konkretnej osobie. W tym tekście porządkujemy te pojęcia i pokazujemy, jak je łączyć w codziennej pracy.
Trzy rodzaje podpisu według eIDAS
Rozporządzenie eIDAS, obowiązujące w całej Unii Europejskiej, definiuje trzy rodzaje podpisu elektronicznego.
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych albo z nimi logicznie powiązane i które podpisujący stosuje jako podpis. Definicja jest bardzo szeroka i obejmuje różne sposoby złożenia podpisu, od wpisania imienia i nazwiska po potwierdzenie kodem.
Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać dodatkowe wymagania: być unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwiać ustalenie jego tożsamości, być złożony przy użyciu danych, które podpisujący może z dużą dozą pewności zachować pod wyłączną kontrolą, i być powiązany z danymi w taki sposób, by każda późniejsza zmiana była rozpoznawalna.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis zaawansowany, składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania po potwierdzeniu tożsamości osoby.
Skutki prawne każdego rodzaju
Rozporządzenie stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną albo nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego. Każdy z trzech rodzajów jest więc pełnoprawnym podpisem.
Tylko podpis kwalifikowany ma jednak z mocy prawa skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. W polskim prawie oznacza to, że tylko on pozwala zachować formę elektroniczną z art. 78 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego, równoważną formie pisemnej. Zwykły i zaawansowany podpis pozwalają zachować formę dokumentową, a ich wartość dowodową ocenia się w zależności od okoliczności.
Kiedy wystarczy zwykły podpis elektroniczny
Zwykły podpis elektroniczny, wzmocniony potwierdzeniem tożsamości i dziennikiem zdarzeń, wystarcza do większości dokumentów w firmie.
- Umowy handlowe bez zastrzeżonej formy pisemnej, na przykład umowy o świadczenie usług i umowy dostawy.
- Zamówienia, potwierdzenia zamówień i oferty.
- Umowy o zachowaniu poufności.
- Protokoły odbioru i protokoły z wykonania prac.
- Aneksy do umów, jeśli umowa główna nie wymaga dla zmian formy pisemnej.
- Wewnętrzne dokumenty firmy, takie jak wnioski i zatwierdzenia.
W Autoryzuj podpis jest potwierdzany jednorazowym kodem z e-maila podpisującego, a dokument dostaje skrót SHA-256 i dziennik zdarzeń. Opisujemy to na stronie podpis elektroniczny online.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany jest potrzebny, gdy przepis albo umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a strony chcą zawrzeć umowę elektronicznie. Dotyczy to na przykład umowy o zakazie konkurencji z pracownikiem, umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych czy poręczenia. Bywa też wymagany przez urzędy i w postępowaniach przetargowych.
Kwalifikowanego podpisu nie wystawiamy i nie sprzedajemy, bo wymaga on certyfikatu wydanego konkretnej osobie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Osoby, które go potrzebują, zwykle mają już własny certyfikat albo korzystają z usług takiego dostawcy.
Jak łączyć oba rodzaje w jednym obiegu
Firma nie musi wybierać jednego rodzaju podpisu dla wszystkich dokumentów. Rozsądne podejście to podpisywanie większości umów zwykłym podpisem elektronicznym z potwierdzeniem tożsamości, a podpisu kwalifikowanego używanie tylko tam, gdzie jest wymagany.
Ważne, żeby oba rodzaje dokumentów trafiały do tego samego obiegu. W Autoryzuj dokument podpisany kwalifikowanie możesz wgrać do archiwum, przeprowadzić przez ścieżkę akceptacji i przechowywać razem z resztą umów. Podpis kwalifikowany pozostaje w pliku nienaruszony, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto w firmie zatwierdził dokument.
Najczęstsze nieporozumienia
Pierwsze nieporozumienie to przekonanie, że tylko podpis kwalifikowany jest ważny. W rzeczywistości większość umów w obrocie gospodarczym jest zawierana bez żadnego podpisu kwalifikowanego, a nawet bez podpisu w ogóle, na przykład przez potwierdzenie zamówienia mailem.
Drugie to przekonanie, że podpis kwalifikowany chroni przed wszystkimi ryzykami. Potwierdza on tożsamość podpisującego, ale nie sprawdza, czy osoba ma umocowanie do działania w imieniu spółki ani czy treść umowy została zatwierdzona w firmie. Tę część zabezpieczają macierz uprawnień i akceptacja przed podpisem.
Jak wybrać podpis dla nowego rodzaju dokumentu
Przy każdym nowym rodzaju dokumentu warto zadać dwa pytania. Czy przepis albo wcześniejsza umowa wymaga formy pisemnej? Jeśli tak, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Jeśli nie, wystarczy podpis elektroniczny z potwierdzeniem tożsamości i dziennikiem zdarzeń, a o wyborze decyduje wygoda stron i szybkość obiegu.
Podsumowanie
Zwykły podpis elektroniczny z potwierdzeniem tożsamości i dziennikiem zdarzeń wystarcza do większości dokumentów firmowych. Podpis kwalifikowany jest potrzebny tylko tam, gdzie wymagana jest forma pisemna. Najlepiej łączyć oba w jednym obiegu, z jedną ścieżką akceptacji i jednym archiwum. Koszty różnych modeli porównujemy na stronie podpis elektroniczny cena.