Podpisanie umowy online zajmuje kilka minut, ale tylko wtedy, gdy wcześniej wiadomo, kto ma umowę zobaczyć, kto ją podpisuje i gdzie trafi po podpisie. Ten przewodnik prowadzi przez cały proces, od gotowego pliku do umowy w archiwum, z perspektywy firmy, która wysyła umowę kontrahentowi.
Krok 1 sprawdź, czy umowa może być podpisana elektronicznie
Zanim wyślesz umowę do podpisu, upewnij się, że prawo nie wymaga dla niej formy pisemnej. Większość umów handlowych, takich jak umowy o świadczenie usług, umowy dostawy, zamówienia, umowy o poufności czy aneksy do nich, można zawrzeć w formie dokumentowej. Wystarczy do niej podpis elektroniczny, który pozwala ustalić osobę podpisującą.
Jeśli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, na przykład przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Sprawdź także, czy wcześniejsza umowa z kontrahentem nie zastrzega formy pisemnej dla zmian. Więcej o tym piszemy w tekście o mocy prawnej podpisu elektronicznego.
Krok 2 przygotuj plik PDF
Zapisz ostateczną wersję umowy jako PDF. Upewnij się, że zawiera wszystkie załączniki, które mają być częścią umowy, albo że załączniki są wymienione i dołączone jako osobne pliki. Sprawdź dane stron, numery rachunków, terminy i kwoty. Po podpisie plik nie może się zmienić, a każda poprawka oznacza nową wersję do podpisu.
Dobrą praktyką jest umieszczenie na końcu umowy informacji, że strony zawierają ją w formie elektronicznej, przez złożenie podpisów elektronicznych. Taka klauzula porządkuje sprawę i rozwiewa ewentualne wątpliwości kontrahenta.
Krok 3 przeprowadź akceptację wewnętrzną
Zanim umowa trafi do kontrahenta, powinny ją zatwierdzić osoby w firmie odpowiedzialne za treść i warunki. W typowej firmie są to opiekun klienta albo zamawiający, prawnik oraz dyrektor finansowy przy umowach powyżej określonej kwoty.
W Autoryzuj wgrywasz plik, wybierasz ścieżkę akceptacji i podajesz wartość umowy. Osoby ze ścieżki dostają powiadomienia i zatwierdzają dokument w ustalonej kolejności. Jeśli ktoś odrzuci umowę, dostajesz komentarz i możesz wgrać poprawioną wersję.
Krok 4 wskaż podpisujących
Po stronie firmy podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik. Jeśli zgodnie z KRS spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, wskaż obu. Po stronie kontrahenta podaj imię, nazwisko i adres e-mail osoby, która będzie podpisywać.
Adres e-mail kontrahenta warto sprawdzić w dotychczasowej korespondencji albo w samej umowie. Na ten adres trafi kod potwierdzający podpis, więc jego poprawność ma znaczenie dla wartości dowodowej.
Krok 5 podpis po stronie kontrahenta
Kontrahent dostaje e-mail z linkiem do umowy. Otwiera ją w przeglądarce, na komputerze albo telefonie, i może przeczytać oraz pobrać cały dokument. Gdy jest gotowy, prosi o kod, który przychodzi na jego adres e-mail, wpisuje go i składa podpis. Nie musi zakładać konta ani instalować programów.
Jeśli kontrahent ma uwagi do treści, może odmówić podpisu z komentarzem. Wtedy umowa wraca do Ciebie, a poprawiona wersja przechodzi ponownie akceptację wewnętrzną, zanim trafi do podpisu.
Krok 6 archiwum i kopie dla stron
Po ostatnim podpisie system dołącza do umowy potwierdzenie z listą podpisujących, datami i skrótem SHA-256 pliku. Wszyscy uczestnicy dostają podpisany plik, a umowa trafia do archiwum z dziennikiem zdarzeń. Nie trzeba jej skanować ani odkładać do segregatora.
Ile to trwa w praktyce
Przygotowanie i wgranie pliku zajmuje kilka minut. Akceptacja wewnętrzna trwa tyle, ile potrzebują osoby w ścieżce, zwykle od kilku godzin do jednego dnia roboczego, jeśli każdy krok ma przypisaną osobę i zastępcę. Sam podpis kontrahenta to najczęściej kilka minut od otrzymania wiadomości.
Najdłużej trwa zawsze oczekiwanie między krokami, a nie sama czynność. Dlatego warto obserwować w dzienniku, gdzie umowy czekają najdłużej, i tam szukać usprawnień. Często wystarczy wskazać zastępcę dla jednej roli albo podnieść próg kwoty, powyżej którego potrzebna jest dodatkowa akceptacja.
Najczęstsze błędy
Kilka błędów powtarza się w firmach, które dopiero zaczynają podpisywać umowy online.
- Wysyłka umowy do podpisu przed akceptacją wewnętrzną, przez co kontrahent podpisuje warunki, których nikt w firmie nie zatwierdził.
- Błędny adres e-mail podpisującego, na przykład adres ogólny biura zamiast adresu osoby uprawnionej.
- Poprawki wprowadzane po wysłaniu bez nowej wersji pliku, przez co strony mają różne dokumenty.
- Brak drugiego członka zarządu jako podpisującego, gdy reprezentacja jest łączna.
- Przechowywanie podpisanej umowy tylko w skrzynce osoby, która ją wysłała.
Podsumowanie
Podpisanie umowy online to sześć prostych kroków: sprawdzenie formy, przygotowanie pliku, akceptacja wewnętrzna, wskazanie podpisujących, podpis z kodem i archiwum. Najwięcej korzyści daje nie sama szybkość podpisu, ale porządek, jaki proces wprowadza w firmie.
Szczegóły opisujemy na stronach podpisywanie umów online i podpis elektroniczny online. Jak to wygląda w praktyce, sprawdzisz w jednorazowym demo na stronie głównej.