W wielu firmach akceptacja umowy przed podpisem istnieje tylko w głowach pracowników. Handlowiec wie, że powinien pokazać umowę prawnikowi, a powyżej pewnej kwoty także dyrektorowi. Gdy jednak klient naciska, a prawnik jest na urlopie, umowa trafia do podpisu bez kontroli. Ten tekst pokazuje, jak zapisać zasady akceptacji tak, żeby działały zawsze, a nie tylko wtedy, gdy wszyscy pamiętają.
Zacznij od spisania obecnych zasad
Pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie zasady już obowiązują. Często są zapisane w uchwale zarządu, regulaminie zakupów albo polityce zawierania umów. Jeśli nie ma ich na piśmie, porozmawiaj z zarządem, dyrektorem finansowym i prawnikiem. Zapytaj, jakie umowy chcą widzieć przed podpisem i od jakiej kwoty.
Zapisz odpowiedzi w prostej tabeli: rodzaj umowy, kto ją przygotowuje, kto musi ją zatwierdzić, od jakiej kwoty potrzebna jest dodatkowa akceptacja i kto podpisuje. Ta tabela będzie podstawą do ustawienia ścieżek.
Rola zamiast nazwiska
Ścieżkę akceptacji warto budować z ról, a nie z konkretnych osób. Rola to na przykład prawnik, kierownik sprzedaży, dyrektor finansowy, członek zarządu. Gdy osoba pełniąca rolę idzie na urlop albo odchodzi z firmy, wystarczy przypisać rolę komuś innemu, a wszystkie ścieżki działają dalej.
Ścieżka zbudowana z nazwisk wymaga przebudowy przy każdej zmianie w zespole. W praktyce oznacza to, że po kilku miesiącach przestaje odpowiadać rzeczywistości.
Kolejność kroków
Kolejność ma znaczenie. Najpierw dokument powinna zobaczyć osoba, która zna sprawę merytorycznie, potem osoba odpowiedzialna za ryzyko prawne, a na końcu osoba, która decyduje o finansach. Taki porządek sprawia, że dyrektor finansowy dostaje dokument już sprawdzony pod względem treści i nie traci czasu na umowy, które i tak wrócą do poprawki.
Typowa ścieżka dla umowy sprzedaży może wyglądać tak.
- Opiekun klienta przygotowuje umowę i wgrywa ją do obiegu.
- Kierownik sprzedaży zatwierdza warunki handlowe.
- Prawnik sprawdza klauzule odpowiedzialności i kar umownych.
- Powyżej progu kwoty dyrektor finansowy zatwierdza warunki płatności.
- Członek zarządu podpisuje umowę.
Progi kwot
Próg kwoty odpowiada na pytanie, od jakiej wartości umowa wymaga dodatkowej decyzji. Dzięki progom drobne umowy przechodzą krótszą drogą, a duże trafiają do osób z wyższymi uprawnieniami. To skraca obieg dla większości dokumentów, nie osłabiając kontroli nad najważniejszymi.
Progi ustawiaj zgodnie z uchwałą zarządu. Jeśli takiej nie ma, zacznij od dwóch progów, na przykład kwoty, powyżej której potrzebny jest dyrektor finansowy, i kwoty, powyżej której decyduje zarząd. Po kilku miesiącach sprawdź w dzienniku, czy progi są ustawione rozsądnie. Jeśli zarząd zatwierdza dziesiątki drobnych umów, próg jest za niski.
W Autoryzuj progi kwot działają w planach Firma i Grupa. Uzupełnia je macierz uprawnień, która określa, do jakiej kwoty dana rola może zatwierdzać dany rodzaj dokumentu.
Odrzucenie i poprawki
Każda osoba w ścieżce powinna mieć możliwość odrzucenia dokumentu z komentarzem. Komentarz trafia do autora, który poprawia umowę i wysyła nową wersję. Nowa wersja przechodzi ścieżkę od początku, bo zmiana wprowadzona na prośbę prawnika może mieć znaczenie dla dyrektora finansowego.
Obie wersje powinny zostać w historii. Dzięki skrótowi SHA-256 każdej z nich widać, która wersja była zatwierdzana przez kogo, i nie ma ryzyka, że do podpisu trafi plik inny niż zaakceptowany.
Zastępstwa i nieobecności
Najczęstszy powód omijania akceptacji to nieobecność osoby z kluczowego kroku. Dlatego przy każdej roli warto wskazać zastępcę albo zasadę przekazywania roli na czas urlopu. W systemie opartym na rolach wystarczy przypisać rolę innej osobie, a dokumenty czekające w tym kroku od razu pojawią się u niej.
Kto widzi dokument poza ścieżką
Nie każda osoba, która powinna wiedzieć o umowie, musi ją zatwierdzać. Kierownik projektu, który będzie realizował umowę, potrzebuje do niej dostępu, ale nie musi wydawać decyzji. Umieszczenie go w ścieżce wydłuża obieg o czas jego reakcji, nie dodając realnej kontroli.
Lepiej oddzielić akceptację od wglądu. Osoby, które mają tylko wiedzieć o dokumencie, mogą go zobaczyć w archiwum po podpisie. Ścieżka pozostaje krótka, a informacja trafia do wszystkich, którzy jej potrzebują.
Dziennik decyzji
Każda decyzja powinna być zapisana z nazwiskiem, datą i komentarzem. Dziennik przydaje się przy audycie, kontroli i sporze z kontrahentem, ale także w codziennej pracy. Gdy klient pyta, kiedy dostanie umowę, wystarczy sprawdzić, w którym kroku czeka.
Podsumowanie
Dobrze ustawiona akceptacja umowy przed podpisem opiera się na spisanych zasadach, rolach zamiast nazwisk, przemyślanej kolejności kroków i progach kwot. Odrzucenia z komentarzem i dziennik decyzji domykają proces. Szczegóły ustawień opisujemy na stronach ścieżki akceptacji dokumentów i podpisywanie umów online. Plany z progami kwot porównasz w cenniku.